Mỗi ngày có hàng tỷ email được gửi đi, bởi vậy không có gì phải ngạc nhiên nếu như email của chúng ta không thể có tác dụng đúng như chúng ta mong muốn. Là một cách thông tin liên lạc, thư điện tử có nhiều lợi ích như nhanh chóng, thuận tiện và có thể được truy cập bởi tất cả mọi người. Nhưng sử dụng thư điện tử có thật sự hiệu quả? Câu trả lời là có nếu bạn thực hiện đúng những quy tắc đơn giản cho việc viết những email hiệu quả mà bài viết dưới đây nêu ra.
1. Độ dài của thư
Không để ý những gì bạn muốn viết và độ dài của bức thư là một trong những lỗi cần phải tránh đầu tiên. Chúng tôi đã từng nhận một loạt những email dài dòng, bạn có biết rằng điều đó làm cho bạn cảm thấy ngao ngán trước khi bắt đầu đọc nó hay không? Đưa quá nhiều thông điệp vào một email sẽ nhận được những phản ứng tiêu cực từ người đọc ngay từ ban đầu khi nhìn thấy nó. Hãy viết email của bạn một cách ngắn gọn. Nếu có nhiều ý chính mà bạn cần thảo luận, hãy chia nó ra làm nhiều email khác nhau. Điều này có thể làm cho người đọc dễ dàng chú ý đến trọng tâm và giải quyết thông điệp trong thư một cách nhanh gọn, việc này tốt hơn là nã một đống bom cho người đọc làm cho họ có cảm giác như đang điều tra họ vậy.
2. Mọi thứ trong thư phải thật rõ ràng
Bắt lấy trọng điểm và giải thích nó một cách nhanh chóng. Hãy để cho người đọc biết được thứ mà email muốn nói đến ngay từ câu đầu tiên, đừng làm cho anh hoặc cô ta phải đợi. Việc đưa ra trọng điểm một cách nhanh chóng có thể lấy được sự chú ý của người đọc. Nếu như anh hoặc cô ta có thể hiểu rõ ràng ý nghĩa và nội dung mà email truyền tải thì họ có thể hành động theo đúng như người gửi yêu cầu một cách nhanh chóng.
3. Tối ưu hóa câu chủ đề của bạn
Việc viết chủ đề rõ ràng sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc truyền tải thông tín hiệu quả. Làm cách nào để có thể gửi cho người đọc nội dung chính xác thông tin mà bạn viết trong email? Vậy hãy nghĩ đến chủ đề của bạn nên giống với dòng chủ đề của một bài báo - đó là bạn phải giành được sự chú ý của người đọc một cách nhanh chóng. Viết một chủ đề có ý nghĩa và đừng ngại thay đổi nó nếu như nội dung hoặc đối tượng tiếp theo mà bạn muốn truyền tải không còn phù hợp với tiêu đề nữa. Nếu một email được gửi lại với nội dung và thông tin liên quan đã được thay đổi, bạn hãy thay đổi chủ đề của mình. Nếu bạn không làm như vậy, người nhận có thể sẽ bối rối khi đọc email và dẫn đến việc hiểu sai ý nghĩa của bức thư.
4. Đừng gửi thư ngay lập tức
Nếu bạn đang chuẩn bị gửi một email quan trọng, vây thì đừng ấn gửi ngay tức thì khi vừa mới viết xong. Dành thời gian đọc lại nó là một sự lựa chọn khôn ngoan của bạn. Ngoài ra, sẽ tốt hơn nếu có một người khác đọc hộ lại bức thư cho bạn. Nếu email của bạn đang viết về vấn đề tế nhị, hay nhờ một người khác tham gia ý kiến để chắc chắn rằng ngữ điệu trong email của bạn là đúng với ngữ điệu bạn muốn gửi đi. Và đừng quên một điều quan trọng, nếu email của bạn là một mẫu chuẩn để gửi thông tin tới tất cả mọi người thì hãy cân nhắc thật kỹ trước khi gửi nó.
5. Chọn đúng thời điểm để gửi thư
Hãy luôn luôn cân nhắc thời điểm để gửi thư. Điều này phụ thuộc vào mục đích của email mà bạn muốn gửi. Chắc chắn rằng bạn không muốn email của mình bị lạc trong một hộp thư đã quả tải của người nhận. Vậy hãy nhớ thử 2 ví dụ, sáng thứ 2 đầu tuần luôn là thời điểm bận rộn bởi vì mọi người phải hòa nhịp với công việc và mọi thứ của tuần trước, bởi vậy rất khó dành thời gian kiếm tra kỹ hòm thư. Chiều thứ 6 cũng là thời điểm không tốt để gửi bởi vì mọi người thường về sớm hơn một chút để chuẩn bị cho kỳ nghỉ cuối tuần. Hãy nghĩ tới người nhận email của bạn và tìm hiểu xem, thời điểm nào sẽ thích hợp cho anh hoặc cô ta đọc nội dung email của bạn?
6. Hãy đưa ra những thông tin liên quan
Hãy nhớ tới việc đưa ra những thông tin liên quan và những liên kết đến nó. Nếu bạn đang yêu cầu ai đó làm điều gì cho bạn và bạn không đưa ra những thông tin liên quan đến nó, nhiều khả năng họ sẽ không bận tâm. Ví dụ nếu bạn muốn yêu cầu họ tài trợ cho chương trình của mình vậy bạn phải đưa cho nhà tài trợ biết được nội dung liên quan đến chương trình và liên hệ của chương trình đến đối tượng khác hàng mà bạn đang nhắm tới. Tôi thường xuyên nhân được những email từ những người muốn tôi kiểm thử phần mềm hoặc website của họ nhưng họ lại quên không gửi cho tôi liên kết dẫn đến website đó. Con người luôn thiếu thời gian, hãy làm cho nó trở nên dễ dàng tiếp nhận hơn với họ.
7. Cho và nhận
Đừng chỉ gửi email khi bạn muốn yêu cầu điều gì đó. Hãy tìm hiểu những người khác. Nếu tôi chỉ nghe một phía từ bạn khi bạn muốn tôi làm cho bạn một việc gì đó, tôi có thể không đáp ứng tốt những yêu cầu mà bạn đưa ra. Hãy khi xem làm cách nào để có thể giúp đỡ được những người khác. Nếu bạn có nhiều khách hàng, hãy gửi đi những phân tích hoặc thông tin liên quan khi bạn bỏ qua khách hàng đó. Hãy giữ cho tâm trí của mình luôn mạch lạc và tươi tỉnh. Nếu bạn muốn bán một thứ gì đó cho khách hàng, bạn cần phải đưa ra cho họ những lợi ích mà khách hàng sẽ có được trước khi bạn yêu cầu họ mua chúng. Tất cả mọi mối quan hệ đều liên quan đến việc cho và nhận.
8. Sử dụng thông điệp EOM (Kết thúc tin nhắn)
Nếu bạn có một tin nhắn ngắn để gửi tới người khác vậy thì hãy cân nhắc đến việc dùng câu chủ đề (subject line) và thông điệp [EOM]. [EOM] được viết tắt cho thông điệp "Kết thúc một tin nhắn". Nếu bạn muốn nói với người khác rằng bạn đã nhận được email của anh, cô ta hoặc bạn hiểu rõ ràng về những việc bạn phải làm sau khi đọc nó vậy hãy thử một cách viết như sau:
SUBJECT: Tôi đã nhận được thư của bạn, tôi sẽ lo chuyện này [EOM].
Điều này sẽ giúp cho người nhận tiết kiệm thời gian khi không phải mở email mới. Mỗi giây phút bạn tiết kiệm có thể gộp lại thành hàng phút, hàng giờ và hàng ngày, bạn có thể sử dụng chúng cho những việc khác có ích hơn.
9. Hãy quản lý email của bạn
Nếu bạn là người không thể kiểm soát được những email của bạn, bạn sẽ nhận ra rằng những bức thư điện tư bạn gửi đi sẽ không có được câu trả lời mà bạn muốn. Nếu bạn không trả lời thư của người khác một cách kịp thời, họ sẽ không dành cho bạn sư tôn trọng hoặc bạn sẽ không co đươc thông tin mà bạn muốn.
Về bản chất, để sử dụng email cực kỳ hiệu quả, bạn cần phải biết rằng nó cũng giống như bất kỳ những hình thức liên lạc nào khác, mọi thứ phải rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự. Giữ vững những quy tắc này trong tâm trí khi viết email bạn sẽ không đi sai đường.
Nguồn ảnh bìa: Laptop Stock Image by ChefMattRock từ flickr.com