Với tỷ lệ 97% người trưởng thành sở hữu một chiếc điện thoại di động, 53% trong số đó sở hữu một chiếc điện thoại thông minh (smart phone), và 29% cho rằng họ không thể sống thiếu chiếc điện thoại của mình, cũng dễ hiểu tại sao chúng ta lại tốn nhiều thời gian vào điện thoại di động đến thế. Từ tin nhắn văn bản, thư điện tử, tới rất nhiều các ứng dụng khác, đôi chúng ta cũng gọi điện nữa, điện thoại di động đang nhanh chóng trở thành trung tâm giao tiếp xã hội của thế giới.
Khi mà điện thoại di động ngày càng trở nên quan trọng, lượng thời gian chúng ta tiêu tốn vào nó càng tăng lên. Và bất cứ thứ gì tốn nhiều thời gian của bạn đều có ảnh hưởng tăng hoặc giảm đến năng suất lao động. Bạn có bao giờ nghĩ đến việc để cho chiếc điện thoại của mình nghỉ ngơi đôi lúc không? Bạn có sắp xếp lại điện thoại thường xuyên như bạn vẫn thường xuyên sắp xếp lại bạn làm việc và lịch làm việc của mình không? Điện thoại của bạn có giúp ích gì cho sự gọn gàng và năng suất của bạn, hay nó chỉ dung túng cho bạn mà thôi?
Cùng tìm hiểu tại sao nên bớt sử dụng điện thoại để tăng năng suất lao động bằng sáu bước đơn giản sau nhé.
Đừng ngoại xóa bỏ ứng dụng
Nếu bạn giống tôi, thì bạn cũng sẽ tải về tất cả những ứng dụng mà bạn bè gợi ý cho bạn hoặc ít nhất đó là điều tôi đọc được trên những blog như thế này. Tôi luôn tìm kiếm những ứng dụng hữu ích mới sẽ giúp tôi trở nên năng suất đồng thời giúp giải quyết vấn đề. Tôi phát hiện rằng 90% những ứng dụng bạn tải không đáp ứng hai yêu cầu ở trên. Vậy nên tôi đi đến một quyết định, xóa hết tất cả những ứng dụng đó. Tôi khuyên bạn nê dọn dẹp lại phần ứng dụng trong điện thoại. Dung lượng tự do cũng có giá trị như nhà đất vậy. Hãy đảm bảo rằng bạn có những ứng dụng cần thiết, nếu không những ứng dụng thừa thãi vô ích kia sẽ cản bước chân bạn.
Giữ cho hộp thư (inbox) của bạn luôn sạch sẽ
Nếu bạn đọc thư điện tử trên điện thoại di động, tôi khuyên bạn nên giữ cho hòm thư của mình gọn gàng và ngăn nắp. Mục đích của mọi hòm thư điện tử là để giữ cho thư từ của bạn luôn ở đúng chỗ. Ngay lập tức hãy bắt tay vào dọn dẹp hoặc là sắp xếp chúng vào một ngăn dựa trên mức độ ưu tiên để bạn có thể tiếp cận bằng máy tính hoặc máy tính bảng bất cứ lúc nào, việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian nữa. Bạn có thể tiết kiệm đến hàng giờ và điều đó giúp ích rất nhiều cho năng suất lao động chỉ bằng việc thực sự sắp xếp lại hộp thư bằng điện thoại.
Tổ chức lại các ứng dụng điện thoại để đem lại hiệu quả
Màn hình chính điện thoại của bạn có những ứng dụng cần thiết mà bạn sử dụng mỗi ngày không? Nếu không có thì hãy tìm cách hiển thị chúng lên đó. Mỗi chiếc điện thoại thông minh đều có cơ chế hoạt động riêng, những ứng dụng quan trọng nhất nên được đặt ở vị trí hàng đầu. Sau đó, phân loại toàn bộ ứng dụng của bạn và sắp xếp theo thứ tự tần suất sử dụng và mức độ quan trọng của chúng. Bạn càng mất thời gian tìm kiếm ứng dụng phù hợp thì bạn càng trở nên kém năng suất. Còn đối với mấy trò chơi này? Giấu đi thật kỹ để bạn không nhìn thấy chúng mỗi ngày. Chúng chính là những nguyên nhân khiến bạn tiêu phí thời gian nhiều nhất!
Đồng bộ, cập nhập và sắp xếp lại lịch của bạn thường xuyên
Có phải bạn có ngày sinh nhật của tất cả những người bạn trên Facebook, từng ngày nghỉ lễ, thời điểm mặt trời mọc mỗi ngày, hay là bất cứ những thông tin thừa nào khác đang biến lịch của bạn trở thành một bãi rác?
Có thể bạn đã nghĩ đến việc thêm những mốc thời gian này vào lịch phòng khi cần thiết, nhưng thực tế chúng chỉ khiến cho tờ lịch của bạn chi chít những thông tin chẳng mấy quan trọng. Lịch nên được coi như một công cụ đắc lực để tăng hiệu suất làm việc. Chỉ cần liếc qua, bạn đã có thể có một ý tưởng xuyên suốt toàn bộ công việc của một ngày và những mục tiêu cần đạt được. Bất cứ thứ gì gây trở ngại cho những mục đích đó cần phải biến mất ngay lập tức!
Cắt giảm những tin nhắn và thông tin hiển thị tự động
Có nhất thiết cần đến 8 nguồn tin cho một thông tin duy nhất? Bạn có chắc chắn là mình muốn mỗi ứng dụng tải về đi nhắc nhở bạn rằng đã 8 tiếng rồi bạn chưa quay lại chơi trò chơi?
Hãy đi đến phần thiết lập và tắt toàn bộ những tin nhắn tự động kiểu này cho mọi ứng dụng không quan trọng. Mỗi lần kiểm tra điện thoại di động là mỗi lần bạn sử dụng thời gian quý báu của mình, và nó ảnh hưởng nhiều đến hiệu suất công việc. Nếu bạn đang nhận được cả tấn thông tin tự động cập nhật mỗi ngày, bạn sẽ mất thời gian ôm điện thoại suốt buổi mà chẳng làm được gì cả.
Sử dụng nhắc nhở và thông báo một cách hợp lý
Một trong những công cụ mạnh mẽ nhất mà điện thoại di động đưa ra là hệ thống cập nhật thông tin một cách chọn lọc. Những nhắc nhở này không phải là kiểu bạn vẫn đợi báo thức đến lần thứ hai thì mới ngủ dậy! Kiểu này là kiểu lên lịch thông báo hai tiếng trước buổi hẹn với bác sĩ hoặc đặt nhắc nhở gọi điện cho bạn bè sau một buổi phỏng vấn. Nhưng cũng đừng lạm dụng nó nhé. Nếu bạn nhận thấy mình đang lên lịch một cách điên cuồng, đây chính là một cơ hội để sắp xếp lại. Nhắc nhở và thông báo chỉ hữu dụng khi nó được sử dụng với mục đích làm việc thật sự. Nếu không, chúng chỉ là chướng ngại cản trở năng suất lao động, đã thế còn là những chướng ngại ồn ào.
Một chiếc điện thoại có thể là công cụ tuyệt vời giúp ích cho hiệu suất lao động. Việc sắp xếp lại điện thoại của bạn theo một lịch cố định sẽ giúp bạn tăng năng suất và đơn giản hóa cuộc sống.
Nguồn ảnh bìa: Stephan Geye từ flickr.com