“Thời gian mất đi thì không bao giờ có thể lấy lại được.” Benjamin Franklin
Thời gian là một trong những công cụ quý giá nhất trong cuộc sống. Thời gian quan trọng và được ví như cuộc sống; lãng phí thời gian, đồng nghĩa với lãng phí cuộc sống.
Những người mà làm được nhiều việc trong cuộc sống thường quản lý thời gian hiệu quả và thông minh. Nếu không biết quản lý thời gian và lập kế hoạch, chúng ta sẽ lãng phí rất nhiều thời gian vào các công việc và dự án không hiệu quả và khi chúng ta nhận ra điều này thì đã quá muộn.
Do đó, để kiểm soát được cuộc sống và đạt được những mục tiêu, chúng ta cần phải lập kế hoạch hợp lý và quản lý thời gian hiệu quả.
Dưới đây là những bước đơn giản có thể giúp bạn lên kế hoạch và thực hiện những nhiệm vụ một cách hiệu quả:
1. Viết ra những nhiệm vụ của bạn
Tôi khuyến khích bạn có một bảng biểu hàng ngày để ghi lại tất cả các nhiệm vụ trong ngày. Viết ra những nhiệm vụ không chỉ đem lại cho bạn sự rõ ràng về công việc cần hoàn thành, mà còn giúp bạn sắp xếp thời gian tốt hơn.
Nếu còn nhiều khoảng trống trong bảng biểu vào một ngày nào đó, bạn có thể lấp vào đó những công việc chưa hoàn thành hay những gì bạn cần thực hiện vào những ngày tiếp theo. Bạn có thể bố trí những khoảng thời gian cho việc học tập hay những hoạt động cải thiện bản thân để giúp bạn có thêm nhiều kỹ năng. Bằng cách này, toàn bộ thời gian của bạn sẽ trở nên hiệu quả và không lãng phí với những thời gian còn trống.
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên tầm quan trọng
Thứ tự ưu tiên cung cấp cho bạn khả năng phân loại các nhiệm vụ. Chúng ta thường xuyên đầu tư thời gian để làm những việc không quan trọng và bỏ lỡ những việc quan trọng. Bằng cách sắp xếp theo thứ tự ưu tiên bạn sẽ biết được những nhiệm vụ cần hoàn thành trước. Ngay cả khi bạn không hoàn thành được tất cả các công việc như đã lên kế hoạch, thì chí ít bạn cũng đã làm xong những việc quan trọng và khẩn cấp.
Đôi khi không tập trung vào những nhiệm vụ không cần thiết sẽ cho bạn khả năng tốt hơn để tập trung vào những việc quan trọng. Đây gọi là tập trung nguồn lực, loại bỏ những gì không cần thiết và chỉ tập trung vào điều thiết yếu!
3. Gắn mỗi nhiệm vụ với một thời hạn nhất định
Nếu không có thời hạn, thì chúng ta thường dành những thời gian dễ chịu để làm việc. Thời hạn đem lại cho bạn mục tiêu và cảm xúc để hướng tới hoàn thành những gì bạn bắt đầu.
Tất cả chúng ta đều đã có kinh nghiệm trong việc này, khi thời hạn hoàn thành tới gần, chúng ta trở nên tỉnh táo hơn, nhanh nhạy hơn và tập trung vào việc nộp đúng thời hạn như đã hẹn. Do đó để hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn, hãy gắn cho chúng một thời hạn. Điều này sẽ đảm bảo bạn hoàn thành công việc như mong đợi. Hãy ghi nhớ gắn công việc của bạn với một thời gian thực tế. Nếu bạn thiết lập một thời hạn không thực tế và không thể hoàn thành được, bạn sẽ thất vọng và hạn chót không có ý nghĩa gì với bạn nữa.
4. Nhóm các nhiệm vụ lại với nhau
Để tăng năng suất thì tôi khuyên bạn hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự với nhau và thực hiện cùng một lúc hoặc vào một lúc nào đó sau những việc khác. Cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm hiểu và phân tích các nhiệm vụ, và dễ dàng có tâm trạng để bắt đầu và hoàn thành chúng.
5. Thực hiện đúng giờ giấc
Đúng giờ giấc xuất phát từ trách nhiệm. Nếu bạn làm việc đúng giờ, không những bạn có thể tạo một hình ảnh tốt cho bản thân, làm cho bạn tự tin hơn, mà còn tiết kiệm thời gian bạn phải giải thích, chứng minh và xin lỗi mọi người vì đã đến muộn.
6. Bắt đầu một ngày của bạn với những nhiệm vụ khó khăn nhất
Điều này nghe có vẻ hài hước một chút nhưng nó thực sự hiệu quả. Sau khi lập kế hoạch và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, hãy bắt đầu ngày của bạn bằng việc thực hiện một nhiệm vụ khó khăn nhất trước tiên. Mọi người thường có xu hướng bắt đầu một ngày bởi việc kiểm tra hòm thư điện tử, kiểm tra Facebook và làm những thư không quan trọng hay đơn giản. Trong trường hợp này, các nhiệm vụ khó khăn nhất được thực hiện cuối cùng bởi vì nó sẽ cần nhiều cảm xúc và cả nỗ lực để làm chúng. Tuy nhiên, chiến lược này không hiệu quả bởi vì, những nhiệm vụ khó khăn nhất sẽ được thực hiện khi cơ thể và trí óc của chúng ta đã mệt mỏi. Do đó khả năng mắc phải sai lầm hay trì hoãn công việc sẽ tăng lên.
Mặt khác, nếu các nhiệm vụ khó khăn nhất được thực hiện vào thời điểm bắt đầu một ngày, chúng có thể được hoàn thành nhanh hơn và tốn ít công sức, mắc ít sai lầm hơn; vì lúc ấy bạn sẽ cảm thấy thoải mái và khả năng tập trung cao độ hơn. Những nhiệm vụ dễ dàng và kém quan trọng, không tốn nhiều nỗ lực và sự tập trung, có thể hoàn thành sau đó.
7. Dành cho mỗi nhiệm vụ một bản nhạc riêng
Âm nhạc ở đây được sử dụng như một công cụ đếm nhịp để theo dõi thời gian. Đặc biệt là cho các công việc hàng ngày mà bạn cần lặp lại mỗi ngày, âm nhạc có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Sau một thời gian bạn đã quen thuộc với âm nhạc và các phần khác nhau của âm nhạc, bạn sẽ biết khi nào tăng tốc độ hay khi nào hoàn thành từng phần. Hơn nữa, điều này sẽ cung cấp cho bạn khả năng lựa chọn một thể loại âm nhạc nào đó phù hợp với bản chất công việc của bạn, giúp bạn tăng năng suất làm việc và tâm trạng tốt hơn.
8. Thêm thời gian nghỉ ngơi vào thời gian biểu của bạn
Mọi người đều cần được giải lao. Cơ thể và tâm trí của bạn cần được giải lao để duy trì năng lượng. Bộ não của bạn cần nghỉ giải lao thường xuyên để xử lý, phân loại và lưu trữ thông tin. Không ai có thể làm việc liên tục mà không có bất kỳ sự giải lao nào và năng suất làm việc lại ở mức tối ưu mọi lúc cả. Thời gian giải lao là cần thiết, nhưng bạn phải có kế hoạch cho nó.
Sau mỗi nhiệm vụ khó khăn và tốn thời gian, hãy cho phép bản thân nghỉ giải lao để thư giãn bộ não, trấn an cảm xúc và duy trì sự tập trung. Sau một vài ngày hay vài tuần làm việc liên tục, bạn cũng cần nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng. Cách này sẽ đem đến cho bạn nhiều năng lượng và sức dẻo dai cho những dự án sắp tới.
9. Giữ cho cảm xúc của bạn mạnh mẽ
Thường thì khi mọi người buồn, chán nản hay không hài lòng, năng suất của họ giảm đi rất nhiều. Do đó, điều quan trọng là phải giữ được cảm xúc mạnh mẽ và kiên định. Đó là khi niềm đam mê lên tiếng. Nhiều người thành công khuyên bạn nên làm công việc bạn yêu thích để giữ được cảm xúc ở mức tối ưu.
Nếu không có thể lực và niềm đam mê, hiệu suất làm việc của bạn sẽ sụt giảm và trong trường hợp này, một nhiệm vụ đơn giản cũng có thể tốn nhiều thời gian. Lòng đam mê và quyết tâm giúp bạn tiến lên phía trước và tập trung ngay cả khi ở trong các tình huống khó khăn và khủng hoảng.
10. Học cách nói "Không"
Bạn phải chú ý tới giới hạn của mình. Bạn không thể làm mọi thứ được yêu cầu, đặc biệt nếu nó không nằm trong mục tiêu của bạn. Bạn luôn luôn có sự lựa chọn để nói "KHÔNG". Thường thì kiêm nhiều việc sẽ khiến bạn trở nên ngớ ngẩn.
Trong cuộc sống gia đình cũng như trong sự nghiệp của bạn, bạn cần từ chối việc chấp nhận những nhiệm vụ và trách nhiệm vượt ngoài khả năng và nó không giúp bạn đạt được những mục tiêu của mình. Nhận nhiều thứ mà bạn có thể giải quyết là nguyên nhân gây ra căng thẳng, nó cũng ảnh hưởng đến nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
Học cách nói KHÔNG! Hứa hẹn một cách dễ dàng thì khó mà giữ được. Hãy nghĩ về kết quả của việc nhận một dự án mới hay nhiệm vụ mới. Hãy nghĩ xem chúng có phù hợp với chuyên môn và mục tiêu của bạn không? Nghĩ xem bạn có khả năng và được đào tạo để thực hiện chúng không? Sau đó hãy chấp nhận!