Bạn có thể sẽ nghĩ rằng việc bắt đầu một bức thư với cụm “Gửi đến những ai quan tâm” (To whom it may concern) là cách an toàn, nhưng bạn có thể sẽ ngạc nhiên khi biết những từ đó thực sự truyền tải những gì tới người đọc – và không phải tất cả đều là tốt đâu.

Tránh các cụm từ chung chung bằng mọi giá

Mọi người thường dùng những lời chào trang trọng, không xác định trong nhiều trường hợp, từ sơ yếu lý lịch và những bức thư xin việc đến việc giải quyết với các khách hàng tiềm năng để viết thư liên quan đến kinh doanh và nhiều hơn nữa. Đã từng có một lý do tốt cho việc này: người viết theo những kiểu này - kiểu giao tiếp điển hình khi phải gửi cùng lúc nhiều người hoặc không có đủ thông tin về người nhận.

Nhưng thời thế thay đổi.

Vì việc tiếp thị và quan hệ công chúng đã chuyển dịch sang cách tiếp cận cá nhân hóa hơn, được kết hợp với sự trợ giúp nghiên cứu do mạng Internet cung cấp, cho nên việc sử dụng cụm từ  “Gửi cho những ai quan tâm” đã lỗi thời và không còn thích hợp. (Thậm chí cụm “Gửi tới quý ngài hoặc quý bà” cũng tệ hại không kém.)

Việc chào hỏi trang trọng theo kiểu chung chung làm cho mọi người phát điên 

Việc sử dụng giọng điệu trang trọng như lời nói đầu đã trở thành truyền thống đến nỗi mọi người có thể đoán trước được những cụm từ đó là gì mà không cần phải đọc chúng. 

Mặc dù bạn có thể không biết chính xác người bạn đang nói tới là ai, việc sử dụng một kiểu chào chung chung không giúp ích cho bức thư của bạn nổi bật hơn những cái khác. Nó thật nhạt nhẽo, thật tầm thường, và thật nhàm chán. Dòng mở đầu là cơ hội để thiết lập cho toàn bộ bức thư, và nếu bạn lựa chọn cái cơ bản như "Gửi cho những ai quan tâm",  người đọc sẽ mường tượng phần còn lại của bức thư của bạn cũng chỉ là cơ bản mà thôi.

Thiếu sự khác biệt tạo nên một loạt vấn đề phát sinh

Những gì bạn quan tâm đến là một mạng lưới an toàn (khi bạn chắc chắn không muốn ngộ nhận về giới tính, chức danh hoặc là tình trạng hôn nhân), cụm từ chung chung "Gửi cho những ai quan tâm" thực tế khiến cho người đọc biết rằng bạn không hề biết "ai là người bạn đang quan tâm". Nói cách khác, việc này ngay lập tức cho người đọc biết bạn đã mất liên lạc với đối tượng đã dự định trước của bạn. 

Nếu bạn muốn tiếp thị bản thân mình hoặc thiết lập một mối quan hệ, thì bạn cần có một ý tưởng tốt hơn về người mà bạn muốn tiếp thị tới là ai. Hơn thế, bạn có thể không phải lúc nào cũng có tên rõ ràng, và điều này ổn thôi. Nhưng bạn có thể biết nhiều hơn về văn hóa doanh nghiệp của họ, cái mà có thể cho bạn những ý tưởng tốt hơn để xác định người mà bạn muốn gửi tới.

Ví dụ, một công ty có văn hóa vui vẻ, hoạt bát có thể đáp lại lời chào vui không kém, ví dụ như "Xin chào, [tên người đó]!" 

Nếu nghi ngờ, bạn có thể tra cứu trực tuyến một chút để biết được tên, hoặc gọi điện cho công ty và hỏi trực tiếp thông tin. 

Sự lạc hậu dường như lại chính là vấn đề

Bất kể bạn đang bán sản phẩm cho công ty của bạn hay tiếp thị bản thân để tìm cơ hội việc làm, mọi người đều muốn làm việc với những người “trong thời đại”, những người có thể (và đã) thích nghi với những thay đổi nhanh chóng trong giới. Hãy nghĩ về nó: có phải bạn vẫn đang sử dụng điện thoại quay số để bàn, quay số để kết nối mạng, phòng phát triển ảnh? Không hề? Vậy thì tại sao bạn lại lựa chọn thái độ cổ xưa như là ấn tượng ban đầu của bạn, đặc biệt là khi có những lựa chọn tốt hơn ngoài kia?

Nói đơn giản là, việc sử dụng các cụm từ cũ kĩ có thể khiến bạn trở nên lạc hậu, thụ động, trong một số cách nào đó, rất là lỗi thời. Và đó không phải là những phẩm chất bạn muốn liên kết với bản thân mình đâu, nếu bạn muốn đạt được những điều mong đợi qua việc giao tiếp của bản thân. 

Vậy việc sử dụng cụm từ “Gửi cho những ai quan tâm” có ổn không?

Mặc dù có rất nhiều lựa chọn tốt hơn, hiện đại, hiệu quả hơn, thì vẫn còn tồn tại một hoặc hai tình huống mà cụm từ cổ điển "Gửi cho những ai quan tâm" vẫn thích hợp.

Và nó phụ thuộc vào việc liệu bức thư đó có dành cho mục đích cụ thể nào không.

Hãy xem xét về việc nếu bạn có thể hỏi người khác viết một bức thư giới thiệu để bạn có thể trình bày cho nhà tuyển dụng tiềm năng. Trong trường hợp này, người viết sẽ viết một bức thư, không gửi cụ thể cho ai cả, và bạn sẽ dùng lá thư đó theo yêu cầu. Người viết bức thư đó không có bất kì dự định liên kết nào với người nhận, và có thể sử dụng lời chào hình thức này để bao quát các tình huống tiềm ẩn.

Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn có một bản sao chỉnh sửa được của lá thư giới thiệu đó và mỗi lần gửi nó cho người đã yêu cầu lá thư, nhưng sự lựa chọn hình thức trang trọng lúc này không hoàn toàn được chấp nhận. 

Có những cách thay thế cho các lời chào hình thức trang trọng, phổ biến

Cách bạn trình bày với người đọc là thứ đầu tiên họ nhìn thấy, và có thể ảnh hưởng đến cả phần nội dung còn lại. Nếu bạn muốn gây sự chú ý và nâng cao cơ hội họ sẽ đọc đến cuối cùng, thì hãy xem qua một số lời chào thay thế này: 

Thư xin việc

Đối với người xin việc, bạn chỉ có vỏn vẹn vài giây để tạo ấn tượng thật đặc biệt. Cho nên, câu từ quá chung chung sẽ không bao giờ đẩy bạn lên đầu của danh sách sẽ được gọi phỏng vấn đâu. Thay vào đó, hãy thử những cụm sau đây cho vào lá thư xin việc tiếp theo của bạn:

• Kính gửi Quản lí tuyển dụng,  
• Chào [tên của nhà tuyển dụng],
• Xin chào, [tên của bộ phận hoặc công ty]!
• Kính gửi [Tên của nhà tuyển dụng],

Thư công việc

Khi bạn muốn một khách hàng tiềm năng để ý tới, bạn muốn rằng khách hàng sẽ thích bạn biết tới họ, hoặc ít nhất biết một vài thứ về họ. Kinh doanh là việc xây dựng các mối quan hệ, và những mối quan hệ đó sẽ không tồn tại cho tới khi bạn nỗ lực để biết về người mà bạn nhắm tới. Thay vào đó, hãy cố xác định khách hàng tiềm năng giống như sau:

• Xin chào [tên],
• Xin chào, đội ngũ [công ty] [bộ phận]!
• Xin chào, [công ty]!

Thư điện tử tới khách hàng tiềm năng

Nếu bạn chỉ chọn tránh việc sử dụng những dòng mở đầu chung chung đáng sợ trong một kiểu giao tiếp, thì đó nên là thông qua email. Email của bạn sẽ cho bạn cơ hội tốt hơn khi làm lời mở đầu nếu bạn có thể làm nó cá nhân hoá đối với người nhận. Để làm vậy, bạn nên bao gồm tên của họ ở dòng tiêu đề, cũng như là trong lời chào.

Nếu bạn đang gửi thư điện tử tới người dùng cá nhân (không phải là cái chung chung như là dichvukhachhang@congty.com), thì sự chào hỏi của bạn nên phản ánh tới người đó, thay vì một nhóm:

• Xin chào [tên],
• Gửi tới giám đốc tuyển dụng,

Tuy nhiên, nếu bạn gửi email đến địa chỉ có nhiều người dùng, bạn có thể địa chỉ đoạn hội thoại đó để phản ánh một nhóm: 

• Xin chào bộ phận tuyển dụng [công ty],
• Xin chào, bộ phận quảng bá [công ty]!

Hãy ghi nhớ rằng, chỉ bởi vì bạn nhìn thấy cụm “Gửi cho những ai quan tâm” trong giao tiếp trong kinh doanh không có nghĩa nó là lựa chọn tốt nhất. Đừng sợ khi thử những thứ khác biệt.