Là một huấn luyện viên cá nhân cho hơn 100 nhân viên, một trong những câu hỏi quen thuộc nhất tôi luôn nhận được là "Làm thế nào để tôi có thể năng suất hơn?" Cách duy nhất để thật sự tiến bộ là tăng độ năng suất của bạn. Đây là một khái niệm khá rõ ràng. Khi ta hoàn thành nhiều việc hơn, ta tiến tới mục tiêu nhanh hơn. Chúng ta đều có cùng một khoảng thời gian mỗi ngày như nhau, nhưng có những người làm được hơn rất nhiều việc. Chắc chắn là phải có bí mật nào đó cho mức hiệu suất của siêu nhân này. Nhưng đó là cái gì mới được chứ?
Hàng năm trời, tôi đã truyền dạy những phương pháp và những mẹo khác nhau để đẩy mạnh năng suất cho đồng nghiệp để đạt được thành công hợp lý. Nhưng đến một ngày ý tưởng bỗng loé lên trong đầu tôi. Tôi đã bỏ qua yếu tố quan trọng nhất của một nơi làm việc hiệu quả; chính là chỗ bàn làm việc đó.
Đừng chỉ sắp xếp, hãy sắp xếp có mục đích
Khi quan sát văn phòng Lifehack, tôi nhận thấy rằng ở đó có một điều đặc biệt. Tất cả các đồng nghiệp của tôi đều sử dụng những phương pháp để tăng năng suất giống nhau mà tôi dạy họ, nhưng vì lý do nào đó một vài người vẫn thành công hơn những người còn lại.
Tôi nhận thấy rằng chắc chắn có mối liên hệ trực tiếp giữa những người dọn dẹp sắp xếp góc làm việc và mức độ năng suất của họ. Tôi hỏi từng người về quá trình suy nghĩ đằng sau cách bày biện bàn của họ. Tôi không ngạc nhiên lắm, những người thừa nhận sắp xếp góc làm việc có mục đích thường năng suất hơn những người không làm như vậy.
Tại sao vậy? Vì họ không chỉ dành thời gian ra để sắp xếp, mà họ còn sắp xếp một cách khéo léo để tăng độ năng suất. (Tôi thậm chí cũng đi dọn dẹp chính bàn của mình khi viết bài này!) Điều này càng trở nên có lý vì môi trường có đóng góp rất lớn cho thành công của bạn.
Hãy nghĩ về nó như thế này: nếu bạn đang ăn kiêng, bạn sẽ không muốn có đầy thức ăn rác (junk-food) ở xung quanh đúng không? Nếu bạn muốn suy nghĩ một cách rõ ràng hơn, bạn không nên để những thứ làm phân tâm ở quanh bạn.
Tạo ra môi trường lý tưởng để gia tăng năng suất
Tôi đã quyết định chọn những bộ não của các cá nhân năng suất hơn trong văn phòng. Bằng cách này tôi có thể khai thác trí thông minh của họ cho những mẹo hữu dụng để sắp xếp đồ đạc và tăng hiệu quả. Tôi thấy rằng họ đều có những thói quen chung sau:
1. Để những thứ làm bạn phân tâm sang phía không quen thuộc
Ý của tôi phía không quen thuộc là phía tay không thuận của bạn. Nếu bạn thuận tay phải, đặt điện thoại ở bên trái bàn thì bạn sẽ ít với lấy nó hơn. Cũng dễ hiểu thôi, bạn muốn để điện thoại ở gần đề phòng những trường hợp khẩn cấp. Nhưng kiểm tra điện thoại có thể thành thói quen và nó sẽ trở thành ký ức cơ bắp (muscle memory) vào lúc này. Thỉnh thoảng bạn cầm điện thoại mà không hề nhận ra. Liên tục làm vậy sẽ làm bạn mất tập trung và phá hỏng mạch làm việc. Để tránh điều này, hãy để nó ở bên bất tiện hơn để lấy.
2. Thùng rác càng lớn càng tốt
Điều này nghe có vẻ không quan trọng, nhưng thật ra nó rất cần thiết để cải thiện hiệu suất. Mục đích ở đây là sự rõ ràng. Bạn muốn có một cái thùng đựng ngay gần để vứt hết những thứ bạn không cần và không muốn vào đó trước khi chúng kiểm soát cuộc sống của bạn.
Cứ cho là bạn mới hoàn tất việc lên ý tưởng và vừa dùng hết tất cả những ý tưởng bạn ghi ra. Giờ bạn không cần tập giấy ghi những ý tưởng cũ đó nữa. Nhưng cái thùng rác nhỏ đã đầy mất rồi. Thay vì đi đến phía bên kia của văn phòng để vứt, bạn lại để chúng sang bên cạnh. Bắt đầu chỉ là một tập giấy, nhưng dần dần nó trở thành thói quen kiểu "Mình sẽ dọn dẹp chúng sau". Và điều tiếp theo bạn biết là bạn đang ngập trong những thứ cũ kĩ không cần thiết. Kia là mẩu giấy ăn dùng rồi đấy à? Eo ôi khiếp!
Giờ những thứ bạn thật sự cần đang bị lẫn lộn với những thứ không cần thiết, việc này sẽ làm bạn thấy khó chịu sau một thời gian. Bạn không cần đến rắc rối ấy đâu. Dùng đến đâu hãy dọn sạch đến đấy.
3. Có một khu vực gọi là "xử lý sau"
Những ngày làm việc của bạn càng kéo dài, bạn bắt đầu nhận ra rằng bạn không làm được nhiều việc như mình muốn. Các đầu việc và dự án chồng chất, bạn sẽ phải đấu tranh với những sự phân tán tư tưởng và mất tập trung, không kể đến việc bị quá tải bởi công việc.
Hãy giảm tải công việc một chút. Tạo ra một khu vực "xử lý sau". Đây có thể là một cặp bìa hoặc một cái kệ nhỏ để bạn đựng công việc cần xử lý. Bằng cách này, não bạn sẽ ghi nhận rằng bạn đã tiếp nhận dự án, nhưng sau đó bạn có thể đặt nó ra một góc để không bị phân tán khỏi công việc hiện tại. Mỗi lần bạn bị phân tâm sẽ lại mất nhiều thời gian và gấp đôi sức lực để tập trung lại. Dành ra chút thời gian để dọn dẹp góc "xử lý sau", và giải quyết chúng khi có thể.
4. Chỉ giữ những đồ vật cần thiết trên bàn
Sự xuất hiện của những dụng cụ sắp xếp đa năng có thể làm bạn thấy năng suất hơn, nhưng hãy nhớ đơn giản vẫn tốt hơn. Bạn chỉ cần một cây bút để viết, một cây bút nhớ dòng, một quyển sổ để ghi chép và một tập giấy nhớ cho đến khi bạn dùng hết. Bất cứ thứ gì khác cũng không cần thiết, và chỉ làm chỗ làm việc của bạn thêm bừa bộn. Bên cạnh đó, bạn muốn dành thời gian quý báu để làm việc chứ không phải để quyết định xem dùng cây bút nào.
Đặt những thứ này sang phía tay thuận của bạn, bên mặt bàn không lộn xộn. Bạn sẽ có những thứ cần thiết trong tầm tay.
5. Có một ngăn kéo sắp xếp cẩn thận cho những đồ hơi-cần-thiết
Tôi biết bạn thích cái dập ghim chấm bi và cuộn băng dính cùng màu. Nhưng chúng không cần thiết cho sự năng suất của bạn, đúng không? Bạn muốn để chúng ở gần, nhưng không phải lồ lộ ở nơi có thể làm bạn phân tâm. Thay vào đó, hãy xếp những thứ hơi-hơi-cần-thiết mà bạn dùng hàng ngày này vào một cái ngăn kéo thật cẩn thận.
Để những đồ vật này ra khỏi tầm mắt làm bộ não bạn ít khả năng ngó nghiêng tha thẩn, và giúp bạn tập trung hơn. Chắc bạn không nghĩ rằng một cái dập ghim có thể gây cản trở mạch làm việc, nhưng đừng ngạc nhiên khi biết não bạn trôi đi đâu khi bị bế tắc ở một công việc nào đó nhé.
6. Luôn có nước ở cạnh
Và rất nhiều nước. Nước là thần dược của cuộc sống và sự năng suất. Tôi nhận thấy trong khi quan sát rằng những người năng suất nhất thường luôn có một bình nước lớn ở trên bàn. Vì khi họ trở nên tập trung và làm việc một cách nhiệt tình, họ thường quên uống nước.
Bình nước ở ngay cạnh giúp họ tiết kiệm thời gian không phải đứng lên đi lấy nước, nên họ ít bị phân tâm hơn trong suốt cả ngày. Chưa kể uống đủ nước giúp họ suy nghĩ rõ ràng hơn và trở nên năng suất hơn. Hãy nhớ rằng, sự rõ ràng tương ứng với hiệu quả.