Đọc xong bài viết về quản lý thời gian này, bạn sẽ được nhận một món quà quan trọng - cả đống thời gian để có thể làm nhiều việc hơn hôm nay.
Nghe khó tin quá phải không? Thật ra chỉ là một sự thay đổi nhỏ - tất cả những gì bạn phải làm là loại bỏ bốn thói quen xấu về quản lý thời gian để có thể chấm dứt việc lãng phí thời gian ngay ngày hôm nay.
1. Ngừng ngay việc kiểm tra thư điện tử (email) một cách ngẫu hứng
Việc nhảy ra nhảy vào hòm thư (inbox) của bạn tạo nên một kiểu làm việc "làm-ngừng-làm". Thử ước tính khoảng thời gian bị bạn lãng phí khi phải tập trung lại từ đầu mỗi lần bạn "ngừng" như thế này, bạn sẽ thấy nó nhiều như thế nào. Một ngày chỉ cần mở khoảng một tá thư điện tử, bạn có thể phải trả giá bằng một đơn vị công việc chưa được hoàn thành mỗi tuần.
Trừ khi bạn đang chờ một tin nhắn quan trọng có liên quan đến công việc, mỗi ngày bạn nên lên kế hoạch kiểm tra thư điện tử vào 3 lần cố định: giữa sáng, sau ăn trưa và chiều tối.
Về vấn đề này, bạn cũng nên làm điều tương tự với tin nhắn âm thanh (voicemail), tin nhắn văn bản và các hoạt động có liên quan tới điện thoại thông minh khác. Hãy giảm thiểu những sự gián đoạn có hại đó bằng cách theo sát một kế hoạch cố định.
2. Không được có suy nghĩ kiểu "đến đâu thì đến"
Một câu truyện ngắn mang tính cảnh báo: Tôi đã có một khoảng thời gian trong đời cứ bị lạc suốt mỗi lần lái xe. Rất thường xuyên. Trong một lúc tôi đã nghĩ rằng mình đúng là một người không có hy vọng gì ở khoản xác định phương hướng. Nhưng rồi tôi chợt nhận ra rằng thực ra tôi chỉ đang buông thả bản thân, "đến đâu thì đến". Tôi đã bắt đầu mà không hề có kế hoạch hay phương hướng gì.
Phần lớn mọi người đều bắt đầu ngày mới không có bản đồ và kết thúc là họ đi lòng vòng vô định xung quanh những cái được cho là quan trọng thực sự, tự lãng phí thời gian của chính mình. Buồn thay, những người lựa chọn bỏ qua khâu lên kế hoạch này lầm tưởng rằng họ đang tiết kiệm thời gian, rõ ràng là một hành động dại dột đối với ông chủ, đồng nghiệp và khách hàng của họ.
Thật lòng mà nói, 5 phút là tất cả những gì bạn cần để lên một danh sách công việc ngắn gọn, tạo một thời gian biểu và sắp xếp thứ tự ưu tiên những việc cần làm. Bằng cách tạo ra một kế hoạch mỗi sáng, bạn sẽ thành công hơn trong việc hoàn thành xuyên suốt những thứ được cho là quan trọng nhất.
3. Đừng trở thành một thỏi nam châm thu hút những vật gây mất tập trung
Hãy đối mặt với sự thật, một số người dễ bị phân tâm hơn người khác. Bạn có thấy bản thân mình bắt đầu làm một việc quan trọng nào đấy rồi lại bị xao lãng chỉ bởi một đồng nghiệp đi ngang qua?
Rất có thể bạn đang thu hút sự xao lãng về phía mình như một thỏi nam châm.
Tin tốt là bạn không phải người duy nhất gặp vấn đề này. Đây là một dạng thường thấy của sự trì hoãn, không bám sát với những vấn đề ưu tiên, và lãng phí thời gian. Hãy sửa chữa bằng cách đóng cửa lại, theo cả nghĩa đen lẫn nghĩa bóng:
- Mỗi ngày, chọn ra hai giờ làm việc riêng biệt, khi mà bạn có thể đóng cửa văn phòng của mình.
- Xác định những nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên tập trung cao độ.
- Thông báo cho đồng nghiệp về sự có mặt hạn chế của bạn bằng thư điện tử hoặc dấu hiệu ở ngoài cửa; nhấn mạnh việc liên lạc với bạn chỉ khi có vấn đề khẩn cấp trong thời gian này.
- Đặt điện thoại của bạn ở chế độ im lặng - tắt chuông và tạo một lời chào thư thoại nói rõ rằng bạn đang bận.
- Đóng trình duyệt thư điện tử lại để tránh bị cám dỗ bởi việc đăng nhập kiểm tra thư.
- Thoát ra khỏi internet - tắt đi mọi nguồn tiềm năng gây ra sự mất tập trung.
- Khi đã thành công rồi, hãy thử thêm vào một giờ làm việc thứ ba vào thời gian biểu của bạn.
Tính tự giác nghiêm túc hoàn thành công việc không phải tự nhiên mà học được. Nhưng hãy nhớ rằng — khi bạn đặt một công việc nào đó lên mức ưu tiên hàng đầu, bạn đang tự cho phép bản thân mình khả năng thoát khỏi những quấy nhiễu từ môi trường bên ngoài.
4. Chấm dứt sự chần chừ âm thầm trong bạn
Sự chần chừ thường rất dễ nhận ra, đặc biệt khi bạn chơi bài trên máy tính, cắm mặt vào Facebook hay thơ thẩn nhìn ra bên ngoài cửa sổ phòng làm việc. Nhưng có một loại chần chừ khác lại bao gồm cả "bận rộn công việc" — đó là khi bạn quay đi quay lại với những công việc chẳng mấy quan trọng. Tôi gọi việc này là "kẻ sát nhân thầm lặng" bởi vì ngay đến chính bạn cũng không hề nhận ra mình đang làm sai điều gì.
Mỗi lần tốn thời gian vào những hoạt động không quan trọng là một lần bạn lùi bước, đặc biệt khi những nhiệm vụ và mục đích đáng được ưu tiên hơn vẫn đang tồn tại.
Dừng việc lún thêm vào hố sâu của sự lãng phí thời gian này bằng cách tăng cường ảnh hưởng của những ưu tiên:
- Đừng chỉ tốn thời gian vào việc vạch ra những công việc cần làm — việc hiểu lý do tại sao nó quan trọng với bạn và với mục tiêu của bạn cũng vô cùng cần thiết, thế thì bạn mới dễ dàng nghiêm khắc với bản thân và hoàn thành công việc một cách trọn vẹn được.
- Hãy sử dụng Đóng hộp thời gian, một phương pháp quản lý thời gian đáng tin cậy bằng cách lên kế hoạch cho các nhiệm vụ của bạn trong một khoảng thời gian cố định, hay có thể hiểu là những chiếc hộp cố định, với thời điểm bắt đầu và kết thúc được đặt ra cụ thể.
- Việc bạn tự nhắc nhở bạn thân nên làm gì vào khi nào giúp giảm thiểu những yếu tố gây nguy hại đến những dự án lớn và khoảng thời gian mở của bạn.
- Hãy sử dụng công cụ lên kế hoạch, Outlook chẳng hạn, để tạo ra những nhắc nhở công việc, hoặc đơn giản là đặt đồng hồ đếm ngược và làm việc cho đến khi chuông reo.
Hãy thiết lập thời gian làm việc của bạn thật chặt chẽ bởi vì nó sẽ giúp cung cấp những chỉ dẫn hữu ích trong đầu bạn về việc khi nào cần bắt đầu và khi nào cần kết thúc.
(Nguồn hình ảnh: Stop Sign từ Shutterstock)