Tạo văn hoá làm việc từ xa sẽ không dễ dàng, nếu nhân viên của bạn quen làm việc tại văn phòng. Tại công ty Azendoo trong vòng 5 năm gần đây chúng tôi, bao gồm 25 người, đã làm việc tại văn phòng ở Bordeaux, Pháp. Nhưng hiện tại một số trong chúng tôi đã cần phải rời Bordeaux vì lý do riêng. Người lập trình chính đã chuyển sang Brazil, giám đốc bộ phận chăm sóc khách hàng thì chuyển đi Paris, còn tôi thì lên vùng núi của Pháp – Pyrenees.
Nhưng chúng tôi không định bỏ công việc tuyệt với ở Azendoo chỉ vì hoàn cảnh không cho phép. Vì vậy, nhóm sáng lập Azendoo đã quyết định áp dụng cách làm việc mới dành cho những người làm từ xa. Đây là 10 mẹo tôi rút được từ kinh nghiệm cá nhân, 10 cách này sẽ giúp bạn chuyển từ làm việc tại văn phòng sang làm việc từ xa (bán thời gian).
Từ góc nhìn của nhóm
Là một thành viên của tập thể, nếu bạn muốn làm việc từ xa, trước tiên, bạn cần phải biết tới những thử thách bạn sẽ đối mặt. Hãy áp dụng những công cụ và phương pháp để giúp tất cả mọi người thích nghi với cách làm việc mới (bao gồm những người làm từ xa và những người làm trong văn phòng).
1. Hãy tạo những thói quen mới
Giữ được sự kết nối giữa mọi người rất quan trọng, ngay cả khi họ không gặp nhau hàng ngày. Vì vậy, bạn cần phải lên lịch các hoạt động chung hàng ngày hoặc hàng tuần. Ví dụ như lên lịch cuộc gọi điện, hoặc gặp nhau để chia sẻ thông tin và đảm bảo rằng mọi người đều nhìn về cùng hướng.
Có thể vào thứ 2 hàng tuần bạn có thể tổ chức cuộc họp (có thể gọi điện nếu có người làm việc từ xa), và mọi người có thể nói về những mục tiêu và nhiệm vụ trong tuần.
Và vào cuối ngày, bạn có thể hỏi nhân viên xem họ đã đạt được những gì bằng cách sử dụng công cụ idonethis.
2. Làm việc theo cặp
Nếu có những nhân viên làm việc tại văn phòng, còn phần khác làm tại nhà, để củng cố mối quan hệ giữa mọi người, thì bạn cần ghép mọi người thành cặp. Những cặp này sẽ làm cùng nhau trong một hoặc vài dự án, bắt buộc họ phải tiếp xúc với nhau, cùng chịu trách nhiệm đối với sự tiến triển của công việc.
Một người có thể đi nhanh hơn, nhưng cùng nhau chúng ta có thể đi xa hơn!
3. Hãy tạo lịch nhóm
Để làm việc tốt hơn, mọi người cần biết thời gian làm việc và lịch làm việc của từng người. Hãy tạo ra một cái lịch riêng (bạn có thể tạo bằng Google calendar), nhân viên làm từ xa sẽ có thể nhập vào thông tin về thời gian họ làm ở nhà, ở văn phòng, hoặc ví dụ như trên tàu. Điều này cũng giúp chúng ta sắp xếp những hoạt động chung phù hợp, để mọi người có thể đi uống bia hoặc ăn trưa cùng nhau.
Đừng quên rằng dành thời gian chất lượng bên nhau là chìa khoá cho sự hạnh phúc và làm việc hiệu quả. Như vậy, công việc không chỉ đơn thuần là công việc, mà còn là những mối quan hệ giữa nhau.
4. Hãy sử dụng đúng công cụ
Bí quyết của những nhóm làm việc từ xa thành công là việc áp dụng những công cụ phù hợp để giao tiếp và đồng bộ hoá công việc. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có micro tốt để có thể thực hiện các cuộc họp online (chẳng hạn, có thể tổ chức qua appear.in).
Nhưng quan trọng nhất là hãy sử dùng những ứng dụng dành cho làm việc nhóm. Như vậy tất cả tài liệu, nhiệm vụ và những bàn luận sẽ nằm ở một chỗ.
5. Giữ một không gian trong văn phòng cho những người làm từ xa
Rất quan trọng khi nhận viên của bạn cảm thấy được chào đón khi họ tới văn phòng làm việc. Hãy đảm bảo họ có bàn riêng. Nếu họ phải làm việc trong bếp hoặc trên ghế sofa khi họ tới văn phòng, thì họ chắc chắn sẽ không tới đó thường xuyên đâu!
Từ góc nhìn của nhân viên làm việc từ xa
Làm việc từ xa không dễ dàng như bạn nghĩ đâu. Bạn cần sử dụng những công cụ và phương pháp phù hợp để làm việc hiệu quả và giữ kết nối với mọi người trong nhóm.
1. Rèn luyện các thói quen giúp tăng năng suất làm việc
Làm việc tại nhà rất khác so với làm việc tại văn phòng. Ở nhà bạn chỉ có một mình, cho nên bạn sẽ không bị những đồng nghiệp khác làm mất tập trung. Điều này rất tốt! Nhưng đôi lúc bạn sẽ cảm thấy buồn khi cả ngày bạn không được tiếp xúc với ai cả. Cho nên khi ở nhà, bạn cần rèn luyện các thói quen giúp môi trường làm việc của bạn có hiệu quả hơn. Ví dụ như lên lịch cuộc họp hàng ngày với các đồng nghiệp của mình, mỗi ngày một người khác (có thể là ngay sau khi ăn trưa).
Bạn là người quyết định cách làm việc tốt nhất cho bạn, nhưng hãy đảm bảo bạn thực hiện điều này!
2. Tạo môi trường làm việc an toàn
Khi bạn làm việc tại nhà, hãy đảm bảo bàn làm việc của bạn tiện lợi như bàn làm việc tại văn phòng. Hãy tạo ra môi trường tốt để tránh bị phân tâm. Bạn phải cảm thấy đây là một văn phòng làm việc để có thể tập trung tuyệt đối vào những nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày. Nếu bạn tìm nguồn cảm hứng, tôi khuyên bạn đăng ký đọc tờ báo The Modern Desk - ở đây có rất nhiều ý tưởng tuyệt vời.
Tôi cũng từng nghe rằng thú cưng như con mèo sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, nhưng tôi chưa thử cách này ;-)
3. Kết nối, kết nối và kết nối
Nhược điểm của việc làm việc từ xa là bạn sẽ không gặp được Kevin và Sam trước máy làm cà phê để nói những chuyện liên quan hoặc không liên quan tới công việc. Vì vậy, hãy cố gắng nói chuyện với nhóm đồng nghiệp của mình thường xuyên nhất có thể. Bạn có một câu hỏi? Hãy gửi tin nhắn. Bạn có thông tin để chia sẻ? Hãy đăng bài trên nhóm. Và hơn thế nữa, đừng ngại gọi điện trực tiếp khi bạn cần một câu trả lời cụ thể!
4. Hãy ra ngoài
Bạn sẽ không vận động nhiều nếu làm việc tại nhà. Bạn chỉ cần đi từ giường tới cái máy pha cà phê và tới bàn làm việc. Cho nên bạn cần phải bắt mình vận động để giữ đầu óc tỉnh táo. Bạn có thể chạy vào buổi sáng, đi bộ vào lúc trưa hoặc đạp xe đạp vào cuối ngày. Hãy dành ít nhất 30 phút hàng ngày cho việc tập thể dục!
5. Hãy tới văn phòng những lúc có thể
Gặp nhau trực tiếp với các đồng nghiệp là một điều quan trọng, đặc biệt, nếu chỉ một phần của nhóm làm việc từ xa. Hãy lên lịch thăm văn phòng thường xuyên, và khi bạn ở đó, hãy dành thời gian cho mọi người, bàn luận về những dự án hoặc nói chuyện về những vấn đề khác không liên quan tới công việc.
Chuyển từ làm việc văn phòng sang làm việc từ xa bán thời gian là một thay đổi không dễ. Nhưng nếu bạn duy trì những thói quen tốt, không có lý do gì bạn không làm được. Ngoài ra, nếu bạn cho phép nhân viên của mình làm từ xa, bạn sẽ giữ được những người có tài năng và làm họ tự tin hơn về bản thân!
Nguồn ảnh bìa: Startup Stock Photos từ pexels.com