Cho dù bạn là doanh nhân, chủ doanh nghiệp hay nhân viên, duy trì năng suất làm việc hiệu quả để đạt đỉnh cao trong công việc không phải là một thách thức bất biến. Bí mật dẫn đến thành công xét cho cùng không thực sự là một bí mật.

Khi bạn thấu hiểu rõ ràng về những điều tạo cảm hứng và động lực cho bạn, cũng như những điều khiến bạn lệch khỏi hành trình, khả năng khai thác năng suất làm việc đã được mài dũa của bạn sẽ dẫn đường bạn đến thành công.

Tăng năng suất làm việc như Elon Musks hay Richard Bransons có thể đơn giản đến đáng ngạc nhiên. Đây là 22 cách họ làm điều này:

1. Kết nối về cảm xúc với mục tiêu rõ ràng

Sự rõ ràng là một phần cần phải có để làm việc hiệu quả. Cố vấn tiếp thị hàng đầu, diễn giả và tác giả của những cuốn sách bán chạy nhất Simon Sinek giải thích trong cuốn sách “Bắt đầu với câu hỏi tại sao” (Start With Why) rằng để quyết định xem sự vận hành hay cảm hứng là điều có ảnh hưởng mạnh mẽ hơn đến hành vi con người, thì cảm hứng có sức mạnh lớn hơn và bền vững hơn.

Khi bạn có một sự kết nối về cảm xúc với những mục tiêu của mình, bạn sẽ tìm kiếm được ý nghĩa trong việc đạt được chúng một cách tốt hơn.

2. Nhắc lại mục tiêu hàng ngày

Hãy dành thời gian mỗi buổi sáng trước một ngày bắt đầu để nhìn lại những mục tiêu của bạn: dừng lại, suy nghĩ và tự hỏi bản thân:

“Không quan tâm dù cho ngày hôm nay của mình có tuyệt vời hay đầy thử thách, thì mình vẫn cảm thấy gắn kết về cảm xúc với nó không?”

Hãy tìm kiếm một câu trả lời “có” thực chất, vang lớn và một sự thay đổi trạng thái phấn khởi tích cực, tự nhiên. Nếu bạn cảm nhận được điều này, khi ấy năng suất làm việc của bạn sẽ cao hơn rất nhiều so với khi bạn bắt bản thân làm việc vì một mục đích không thu lại cho bạn nguồn lợi về cảm xúc lẫn tinh thần.

3. Hình ảnh hóa để đạt mục tiêu sớm hơn

Thomas Edison đã mường tượng về khái niệm bóng đèn hình cầu và cuối cùng đã biến ý tưởng hình dung đó thành hiện thực. Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra thành tích thực tế được cải thiện đáng kể khi dành thời gian để làm nên hình tượng cấu trúc một cách cẩn thận và hình ảnh hóa kích thích cảm giác của con người.

Chụp cộng hưởng từ chức năng ngày nay cho thấy não bộ của chúng ta không phân biệt được giữa cái thực và cái được tưởng tượng ra. Điều này giúp ta nhận ra rằng việc sử dụng các kỹ thuật hình ảnh hóa có thể tăng tốc hiệu suất và chất lượng công việc của bạn theo cách tập trung hơn mà không cần sự nỗ lực thực tế tương đương.

Thay vì chỉ tưởng tượng về bữa trưa của bạn, hãy mơ mộng đến những gì bạn muốn đạt được, trải nghiệm và cảm nhận từ những nỗ lực của bạn!

4. Tái ưu tiên trong suốt cả ngày

Trong cuốn sách bán chạy nhất “Điều ý nghĩa nhất trong từng khoảnh khắc cuộc đời” (The One Thing), Gary Keller và Jay Papasan khuyên rằng, bằng việc liên tục tự hỏi bản thân:

“Tôi có thể làm điều gì, mà nhờ thực hiện điều đó, mọi chuyện khác sẽ dễ dàng hơn hay không còn cần thiết nữa?”

Hoạt động của bạn sẽ được tập trung và sắp xếp để đạt được các mục tiêu của bạn. Bạn sẽ mất ít thời gian để tiêu tốn năng lượng vào những thứ gây sao nhãng khiến bạn đi chệch hướng.

5. Tạo một danh sách hàng ngày, không phải một danh sách việc cần làm

Bận rộn không nhất thiết có nghĩa là bạn làm việc hiệu quả. Có một danh sách dài những việc cần làm đôi khi khiến bạn tương đối giảm động lực.

Tony Schwartz, CEO của the Energy Project, khuyên bạn bắt đầu mỗi ngày bằng một công việc quan trọng và đảm bảo rằng việc hoàn thành nó (hoặc làm tốt nó) sẽ thúc đẩy bạn đạt được những mục tiêu của mình.

Nếu bạn hoàn thành sớm công việc đầu tiên này trong ngày, hãy tiếp tục việc thứ hai và thứ ba. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn chưa hoàn thành một việc đó, hãy bắt đầu ngày tiếp theo bằng việc hoàn thành nó. Chỉ chuyển sang công việc tiếp theo sau khi bạn đã hoàn thành việc hiện tại.

6. Dậy sớm

Chúng ta không có thời gian hay khả năng chạy 5 km vào 5 giờ sáng, tuy nhiên, nghiên cứu cho thấy rằng buổi sáng là thời điểm tốt nhất để hình thành khung cho một ngày làm việc hiệu quả. Tinh thần chúng ta sảng khoái nhất vào thời điểm đó của ngày.

Trước khi làm bất cứ điều gì, hãy dành thời gian xem lại các mục tiêu của bạn, những ưu tiên quan trọng trong ngày, luyện tập và nuôi dưỡng cơ thể của bạn.

Những nhân tài dùng vài giờ làm việc đầu tiên của họ cho các kế hoạch liên quan đến những ưu tiên hàng đầu của họ và hoãn các buổi họp hay gặp mặt lại về sau. Chỉ riêng sự thỏa mãn từ việc chứng kiến những việc bạn đã hoàn thành trước 10 giờ sáng cũng giúp bạn giữ vững mức năng suất tốt hơn trong suốt cả ngày ngay cả khi mức năng lượng của bạn có thể bắt đầu tụt dần.

7. Nạp năng lượng cho cơ thể theo hoạt động của bạn

Cơ thể là phòng trữ năng lượng của bạn, vì vậy điều hợp lý là bạn cần nạp năng lượng cho những thành tích mà bạn muốn cơ thể mình đạt được.

Vận động viên từng đạt 23 huy chương vàng Olympic Michael Phelps không ăn cùng một chế độ giàu carbohydrate tương tự như khi anh đang thi đấu trong giai đoạn nghỉ giữa mùa giải.

Trong khi bạn không phải là một vận động viên đỉnh cao, thì việc áp dụng tư duy tiếp cận này nghĩa là tăng thu nạp lượng thức ăn giàu dinh dưỡng, lượng glycaemic thấp vào những khoảng thời gian nghỉ đã được lên kế hoạch theo lịch trình ngày của bạn.

8. Coi tinh thần là một tài sản

Những nhân tài biết rằng tư duy và sức khỏe tinh thần của họ là những viên đá nền tảng tác động lên năng suất của họ. Họ tránh tiếp xúc với những tình huống, con người và phương tiện tiêu tốn năng lượng, và cẩn thận chọn lựa các hoạt động hay sự kiện làm giàu tâm hồn, tiếp năng lượng và liên quan đến những mục tiêu và mục đích của họ.

Bởi họ có mục đích rất rõ rệt, họ chọn việc đọc tài liệu, những cơ hội phát triển cá nhân và tạo dựng mối quan hệ giúp họ phát triển qua những thử thách mà họ đang đối mặt vào thời điểm đó.

9. Ở cạnh những người làm việc hiệu quả

Nhận biết và ở cạnh những người nói ít làm nhiều. Cho dù những người đó có thất bại và mắc nhiều sai lầm hơn nhưng vẫn đang tiến bộ, họ đang cải thiện và có nhiều khả năng sẽ đạt được kết quả mà họ theo đuổi.

Điều này còn hơn cả việc đọc về những gì mà những nhân tài làm và hòa nhập với những người bạn nhận thấy là nhân tài.

Tìm những chương trình tập hợp những hoạt động thực tế làm việc hiệu quả cao và tham gia vào các nhóm chuyên gia nơi các thành viên là một cộng đồng lâu năm vẫn liên tục thu lại những kết quả mà họ theo đuổi.

Chủ động cố gắng và dành nhiều thời gian với những người như vậy trong giai đoạn hoạt động của họ.

Năng suất của bạn sẽ không chỉ tăng vượt bậc mà tốc độ lĩnh hội của bạn cũng sẽ tăng theo hàm mũ.

10. Nuôi dưỡng tâm hồn một cách chiến lược cho sự phát triển và thăng tiến của bạn

Những nhân tài luôn háo hức với việc đọc. Họ chịu trách nhiệm cho hành trình của mình bằng việc tận tâm học hỏi liên tục.

Nhưng điều quan trọng cần nhận thức được là có một số người khác đã tìm ra tài liệu nhất định cực kỳ hữu ích cho bản thân, thì điều đó không có nghĩa là nó liên quan trực tiếp đến bạn hay cũng có thể có… chỉ là không phải ngay bây giờ.

Chọn lọc thận trọng và đều đặn những gì liên quan đến bạn ngay lúc này và dành những nội dụng khác để đọc sau này. Bạn luôn có thể quay lại đọc chúng sau.

11. Chọn cố vấn một cách thông minh

Cho dù bạn không làm việc trong một ngành yêu cầu bạn cam kết phát triển chuyên nghiệp và có sự giám sát của chuyên gia, thì việc tìm đến những người cố vấn vẫn là điều sáng suốt.

Những cố vấn cá nhân hay chuyên môn không nên có bất kỳ một chương trình đầu tư nào để giúp bạn có được lời khuyên khách quan và sự khôn ngoan nhất.

Tìm kiếm và nắm bắt những cơ hội cho phép bạn học hỏi kinh nghiệm hay theo dõi họ hành động. Cũng nên tìm kiếm một vài cố vấn khác nhau. Càng đa dạng, chất lượng học tập của bạn sẽ tốt hơn và nhanh hơn.

12. Luôn yêu cầu phản hồi chi tiết và có tính xây dựng

Không nhân tài nào hài lòng với những phản hồi chung chung hay không có chính kiến rõ ràng. Nếu bạn không nhận được phản hồi nào – dù tích cực hay tiêu cực – thì hãy yêu cầu nó.

Được phản hồi chỉ đơn giản là hãy làm tốt hơn lần sau sẽ không giúp bạn tiến bộ. Hãy mời hay gợi ra những hướng dẫn để thay đổi. Có được điều này sẽ giúp bạn chấp nhận những nhược điểm và sai sót cũng như cho bạn một kế hoạch rõ ràng để sẵn sàng bắt đầu bước tiếp.

Việc trải qua cảm giác thất vọng sẽ ngắn ngủi và bất cứ ký ức nào về việc nhận lại những phản hồi tiêu cực sẽ nhanh chóng trờ thành tin tức cũ từ hôm qua thôi.

13. Lên kế hoạch làm việc vào tối hôm trước

Kết thúc ngày hôm trước, nhận ra bạn đã đạt được những gì và lên kế hoạch những thứ bạn phải làm vào ngày tiếp theo để giảm sự lo lắng và có giấc ngủ ngon hơn.

Kế hoạch của bạn không cần quá chi tiết nhưng hãy đặt bút viết và đối chiếu lại bản thân nhằm mang lại cảm giác kết thúc một ngày. Nó cũng cho thấy những phần công việc chưa hoàn thành sẽ được ưu tiên vào ngày hôm sau.

14. Thực hành một cách tốt nhất tạo nên sự hoàn hảo

Người huấn luyện ngựa Grand Prix danh tiếng thế giới Maria Gunther đã dạy các học trò của mình rằng, không phải chỉ luyện tập tạo nên sự hoàn hảo, mà thực hành một cách tốt nhất tạo nên sự hoàn hảo.

Phạm lỗi cũng không sao kể cả trong tập luyện, vì chúng ta luôn hướng đến mục đích đạt được thành tích cá nhân tốt nhất.

Cải thiện bất kỳ kỹ thuật hay kỹ năng nào cũng đòi hỏi sự chắt lọc và cải tiến liên tục. Nó cũng có thể bao gồm cảm giác khó chịu thường bị hiểu nhầm là dấu hiệu của sự kéo dài và phát triển.

Những nhân tài biết và chấp nhận đúng đắn rằng không có điều gì hoàn hảo ngoài việc tận dụng những cơ hội luyện tập khôn ngoan như thể họ ở trong tình huống có một lần trong đời.

15. Năng suất cao và hiệu quả không tách biệt lẫn nhau

Những kết quả tốt nhất đạt được khi các quy trình và kỹ thuật đúng được triển khai đến những chi tiết nhỏ nhất.

Khi các bước cần thực hiện đã rõ ràng, việc bạn tập trung triển khai tốt từng bước một sẽ chỉ có thể dẫn bạn đến những kết quả tốt hơn.

Hãy chắc chắn rằng bạn không chịu áp lực khi chọn một hoạt động để thực hiện và trân trọng đúng quá trình đưa ra quyết định của chính bạn. Sau đó tập trung vào việc làm tốt từng bước một.

“Năng suất là làm đúng cách. Hiệu quả là làm đúng việc” ~ Peter Drucker

16. Sử dụng Bốn chữ D trong sự ưu tiên hiệu quả

Tham gia các cuộc họp và sắp xếp thư điện tử để thông qua lần cuối cùng và gửi một đề xuất kinh doanh mới rõ ràng không hề hiệu quả. Bốn chữ D là một cách cực kỳ nhanh chóng để nhận biết những hoạt động tốn thời gian và tập trung làm tốt hơn những việc thực sự có tính quan trọng:

• Do (Làm)– làm nó ngay lập tức
• Delay (Hoãn lại) – lên lịch để quay lại làm sau
• Delegate (Ủy thác) – phân công việc cho một người có khả năng hoàn thành nó tốt hơn
• Dump (Loại bỏ)– loại bỏ nó mãi mãi

Bất cứ khi nào bạn gặp khó khăn trong việc quyết điịnh xem điều gì cần được làm, hãy làm theo nguyên tắc phân loại nó vào một trong 4 chữ D và bạn sẽ có quyết định nhanh hơn, dễ dàng hơn và hiệu quả hơn.

17. Đầu tư phát triển các kỹ năng phục hồi sau thất bại

Các nhân tài có những kỹ năng điều chỉnh cảm xúc xuất sắc và trở nên khéo léo trong việc quan sát và thành thạo việc điều chỉnh cảm xúc của những người khác.

Thông qua việc học hỏi cách đối phó và các kỹ thuật quản lý sự căng thẳng như thiền hay chánh niệm, những người thực hiện hiệu quả nhất tăng cường sự tự nhận thức bản thân, điều giúp họ nhanh chóng nhận biết những gì họ cần làm để hóa giải, bình tĩnh và bật dậy trở lại tốt hơn và mạnh mẽ hơn.

Các nhân tài đầu tư vào phát triển cá nhân, họ biết rằng họ cần trở nên thế nào và cư xử như một người luôn làm nên những kết quả tốt trước khi họ bắt đầu nhìn ra những kết quả đó.

18. Theo dõi và quản lý năng lượng của bạn

Thời gian chúng ta dành để ngồi mỗi ngày khác xa với 12 dặm mà một người trung bình từng đi bộ mỗi ngày. Nghiên cứu định lượng những ảnh hưởng của sự trì trệ thể chất đã tìm ra rằng giảm tình trạng thiếu vận động xuống chỉ 10% có thể ngăn chặn 533.000 người chết trên toàn cầu.^[1]

Để xem xét lại nghiên cứu này, tác giả và diễn giả tại thung lũng silicon Nilofer Merchant đã viện đến những cuộc gặp gỡ “vừa đi vừa trao đổi”.^[2] Merchant báo cáo lại rằng cô không chỉ cảm thấy lợi ích về thể chất khi đi bộ 20-30 dặm một tuần mà còn trở thành một người biết lắng nghe hơn vì hoạt động này buộc cô phải tập trung vào những gì đang được thảo luận.

Lần tới khi bạn nghỉ ngơi giữa giờ, hãy cân nhắc việc có một cuộc đi bộ nói chuyện hoặc thực hiện các tư thế yoga hay vận động giãn cơ trong 5 phút.

19. Phát triển và củng cố tư duy của bạn

Khi bạn đối mặt với những thử thách khó khăn và cảm thấy bế tắc, chuyên gia tâm lý từ Đại học Stanford, Carol Dweck ủng hộ phương pháp thường xuyên tự vấn bản thân liệu có những khía cạnh hay khả năng khác mà chúng ta vẫn chưa thể nhìn ra.^[3]

Bằng cách tự đặt câu hỏi này, chúng ta ngừng nghiền ngẫm và xoắn ốc suy nghĩ, và bắt đầu kích hoạt một phần não bộ giúp chúng ta quay trở lại tìm kiếm giải pháp.

20. Làm việc với những nhà tâm lý học và huấn luyện viên hiệu suất

Những người làm việc hiệu quả cao tìm kiếm sự ủng hộ và hỗ trợ cả một đội nhưng không chỉ có nhân viên hay những đồng nghiệp. Hợp tác với một huấn luyện viên riêng để phát triển những mục tiêu tương lai và kế hoạch hành động của bạn sẽ giúp nâng cao trách nhiệm của bạn.

Một lợi ích thêm nữa của việc làm việc cùng với những nhà tâm lý học hiệu suất là bạn có thể hiểu và phát hiện ra những tắc nghẽn không thể giải thích được, sức chịu đựng và hành vi khiến bạn bế tắc.

Bạn có thể phát triển những mục tiêu trí tuệ cảm xúc cũng như những kỹ thuật rèn luyện sức khỏe tinh thần và chiến lược làm tăng vụt năng suất, thành tích và kết quả của bạn.

21. Họp ít hơn và nhanh hơn

COO của Facebook, Sheryl Sandberg khuyến khích việc họp nhóm nhỏ, có một chương trình nội dung ngắn gọn xúc tích và kết thúc cuộc họp một tiếng sớm nếu như những nội dung trọng tâm đã được bàn thảo trong 15 phút đầu tiên.

CEO và Chủ tịch Liên đoàn Renault-Nissan-Mitsubishi, Carlos Ghosn khuyến khích việc cho mọi người ít thời gian hơn họ yêu cầu cho buổi họp, cho rằng điều đó khiến họ trở nên hiệu quả hơn, đúng giờ và đi thẳng vào chương trình nội dung chính.

Hãy giải phóng thời gian quý giá nếu bạn không thực sự cần đủ một tiếng đồng hồ như đã lên lịch.

22. Thành thạo trong việc nói không

Khi thành công bắt đầu, mọi người chú ý đến bạn và những yêu cầu mới sẽ tìm đến bạn. Với sự cào bằng và chính đáng của nó, những lời mời, những yêu cầu giúp đỡ và hỗ trợ có thể làm bạn trật đường nhanh chóng.

Phát triển một số phản ứng rằng bạn trân trọng sự ghi nhận nhưng cũng giải thích tại sao bạn không thể thực hiện đúng những yêu cầu đó sẽ giúp bạn duy trì những mối quan hệ tốt trong khi vẫn bảo toàn thời gian, năng lượng và nguồn lực của bạn. Bạn sẽ thực sự cảm thấy ổn về việc nói không và giữ cho bánh xe năng suất của mình tiếp tục xoay.

Tập trung vào một điều nhỏ trước

Sau khi đọc hết 22 cách người làm việc hiệu quả đạt đỉnh cao, có lẽ bạn sẽ cảm thấy hơi choáng ngợp.

Bí mật thành công ở đây chính là đơn giản chọn một điểm để tập trung trong một thời gian nhất định đến khi nó trở thành bản tính thứ hai của bạn.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu đi ngủ sớm hơn một tiếng để dậy sớm hơn một tiếng và thực hiện một số hoạt động thể chất. Một khi bạn đã thành thục việc này, bạn sẽ tiếp tục việc làm việc bên cạnh những con người năng suất tích cực xung quanh bạn.

Vấn đề ở đây là bạn cần luyện tập liên tục để đạt đỉnh cao.

Nguồn ảnh bìa: Pexels từ pexels.com

Tài liệu tham khảo