Những Người sáng lập và Giám đốc điều hành luôn bận rộn và không bao giờ hết việc. Nhưng về lâu dài, để thành công, tất cả các nhà lãnh đạo đều phải quyết định những chiến lược mà họ không thể bỏ lỡ. Những điều mấu chốt này tạo thành các trình tự giúp các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định quan trọng để giúp các nhóm của họ hoàn thành công việc. Điều này được chứng minh là đúng hết lần này đến lần khác, giống như Bill Gates hay Mark Zuckerberg cần có một đạo đức nghề nghiệp siêu phàm[1] để luôn đứng đầu các công việc kinh doanh của họ.
Dù cho bạn có mặc quần áo y như Obama, Zuckerberg, và sau này là Steve Jobs, hay đặt một thời gian cố định để hoàn thành mọi công việc của mình, thì việc theo sát trình tự mới là điều then chốt. Vai trò quan trọng nhất của nhà lãnh đạo khi đứng đầu một công ty là ra quyết định. Bạn sẽ không muốn trở thành trở ngại kìm giữ những thành viên tuyệt vời của nhóm.
Để phát triển kinh doanh, bạn phải có một hòm thư trống. Bằng cách chắc chắn rằng bạn đã xử lý hết tất cả các thư từ và tin nhắn vào cuối ngày, nhóm của bạn sẽ có thể bắt đầu công việc mới ngay lập tức vào ngày hôm sau. Đây là cách mà tôi làm điều đó.
Tắt hết tất cả thông báo
Đầu tiên, hãy tắt hết tất cả các thông báo. Tổn thất của việc chuyển đổi trình tự giữa các nhiệm vụ trong công việc thường ngày[3] có thể làm đứt đoạn tư duy và khiến bạn bị chệch hướng hoàn toàn. Thật hấp dẫn khi nghĩ rằng bạn phải nhận những cuộc gọi điện thoại hoặc trả lời một tin nhắn trực tiếp, nhưng đừng làm thế. Thay vào đó, hãy tạo một khoảng thời gian trả lời sẽ bảo toàn sự tập trung của bạn. Bạn đang cho mình một không gian để sau đó chỉ quay lại với những vấn đề quan trọng. Đọc ở đây để xem tại sao cùng lúc làm nhiều việc không hề tốt như bạn vẫn tưởng.
Đặt thời gian để kiểm tra hộp thư và tin nhắn
Hãy cho bạn hai hay ba thời điểm chính xác trong suốt cả ngày để dọn dẹp lại hộp thư của bạn cùng những ứng dụng khác như Slack, Hipchat, Pipedrive dành cho mua sắm và cả Git nếu bạn làm về kỹ thuật. Bằng cách cho mình một khoảng thời gian để trả lời các tin nhắn, những phản hồi của bạn cũng sẽ thận trọng hơn. Khác với những công việc mang tính trình tự, khi soạn tin nhắn bạn thường phải dùng tư duy để giải quyết vấn đề hay lên kế hoạch[4].
Dùng công cụ tự động để không bỏ lỡ bất kì thứ gì
Sử dụng một công cụ giúp bạn tập hợp tất cả các tin nhắn vào một chỗ, như là Franz. Thậm chí đơn giản hơn nữa, đánh dấu tất cả tin nhắn của bạn theo từng mục (thư điện tử, Whatsapp, Trello, Asana, Missive, hay Pipedrive) trong một thư mục ở trình duyệt của bạn rồi mở hết chúng ra một lần. Tự động hóa nhiệm vụ như thế này và bạn sẽ không phải dành thời gian mỗi ngày để nghĩ mình cần phải kiểm tra mục nào hay kênh nào nữa.
Đừng trì hoãn công việc đến ngày mai
“Mình sẽ xem tin nhắn đó vào ngày mai” là một câu nói xa xỉ mà bạn không bao giờ nên nói với chính bản thân mình. Một tin nhắn đó sẽ nhanh chóng biến thành hai, ba hay một dãy dài vô vọng đến cuối tuần. Hiệu suất làm việc chính là trí lực để bám sát một tiêu chuẩn nào đó của bạn. Nếu bạn thức quá khuya để dọn sạch hộp thư của mình, hãy nghĩ đến việc tối ưu hóa lịch trình của mình theo cách khác. Ví dụ như, bạn có thể tin tưởng và giao phó việc ra quyết định và để cho cả nhóm cùng dẫn không? Một cách khác là bạn có thể sắp xếp lại lịch trình ngoài xã hội của mình hoặc tìm khoảng thời gian tốt nhất trong một ngày để thực hiện những công việc khác nhau.
Hãy tự mình trả lời câu hỏi Có/Không
Cuối cùng, hãy học cách đưa ra ưu tiên tức thời bằng cách sàng lọc tin nhắn của mình bằng câu hỏi Có/Không. Khi rà soát thông báo, hãy hỏi bản thân mình xem vấn đề này có mất ít hơn hai phút để giải quyết hay không? Nếu có, việc giải quyết vấn đề này sẽ khiến danh sách những việc phải làm của bạn ngắn đi rất nhiều. Nếu nó cần khoảng thời gian dài hơn để giải quyết, vậy hãy tạo một mục trên ứng dụng quản lý những việc cần làm yêu thích của bạn. Đồng thời, hãy xem xét đến tầm quan trọng và cấp bách vấn đề. Có ai đang phụ thuộc vào câu trả lời của bạn không? Nếu có, và câu trả lời của bạn rất ngắn gọn, vậy hãy đưa ra một câu trả lời giúp đồng nghiệp của bạn có thể tiếp tục với công việc của họ.
Là một người lãnh đạo, những câu trả lời của bạn luôn cần thiết cho việc điều hành công ty. Bằng việc thay đổi những hành vi nhỏ, bạn có thể dọn sạch hộp thư của mình bằng cách lọc những thư cần được ưu tiên và sắp xếp thời gian để trả lời.
Nguồn ảnh bìa: Freepik từ freepik.com