10 năm trước, vào một ngày tôi được thăng chức từ kỹ sư lên cấp quản lý. Thành thật mà nói điều này giống như một chương trình khuyến mãi và nó khiến tôi vô cùng choáng ngợp. Tôi cảm thấy không có đủ thời gian để làm thứ mình cần/muốn làm và tôi bắt đầu cảm thấy rối rắm trong đầu. Phải nghĩ ra một cái gì đó để giải quyết vấn đề này.
Tôi nghe nói những cuốn sách nói về năng suất khá hữu ích, vì vậy tôi quyết định đọc thử. Tôi đã hy vọng rằng những cuốn sách đó sẽ dạy tôi biết cách làm thế nào để hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Chúng không chỉ giúp tôi đạt được mục tiêu đó mà còn hỗ trợ các khía cạnh khác trong cuộc sống của tôi.
Sau khi đọc 100 cuốn sách nói về năng suất, tôi nhận ra rằng có 15 yếu tố chính để duy trì năng suất hiệu quả. Tôi đã soạn một danh sách những phát hiện của tôi để giúp bạn làm việc hiệu quả nhất có thể.
1. Đừng chờ đợi người khác đặt thời hạn cho bạn, hãy tự bản thân bạn đặt cho mình
Học tập trong trường học với hệ thống các cấu trúc có sẵn, học sinh đã quen với việc được giới hạn thời gian và học tập để đáp ứng chúng. Điều này tạo ra một vấn đề khi chúng ta đột nhiên không có sự giới hạn thời gian làm việc. Chúng ta đều có xu hướng lười biếng khi không có cảm giác cấp bách. Đây là lý do tại sao những người được coi là học giỏi trong trường có xu hướng ở mức bình thường trong thế giới thực, bởi họ không có thời gian giới hạn để làm việc ngay cả khi không ai đặt ra cho họ.
Những người thành công họ không chờ đợi, họ đặt ra thời hạn cho các mục tiêu cá nhân của họ. Đáp ứng các thời hạn bên ngoài (được trao cho bạn) giúp bạn sống sót và đáp ứng các thời hạn nội bộ ở mức tối thiểu (những thời hạn mà bạn tự đặt ra) khiến bạn vượt qua ranh giới của bản thân. Điều quan trọng là phải tự mình chủ động, không được thụ động.
2. Theo dõi thời gian của bạn giống như số tiền trong tài khoản ngân hàng của bạn
Chúng ta luôn nghĩ rằng chúng ta thấu hiểu bản thân mình. Nhưng khi được yêu cầu nhớ lại, chúng ta không thể nhớ những gì bản thân đã làm vào thời điểm này ở tuần trước. Thời gian là tài nguyên quý giá nhất mà chúng ta có. Chúng ta cần theo dõi nó giống như chúng ta làm với tài khoản ngân hàng của mình, vì như người xưa đã nói, thời gian là tiền bạc. Bạn luôn có thể kiếm được nhiều tiền hơn, nhưng bạn không bao giờ lấy lại được thời gian đã lãng phí.
Giữ một bảng chấm công để ghi lại thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ, cả nhiệm vụ hằng ngày/cá nhân. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy bản thân lãng phí bao nhiêu thời gian cho những thứ nhất định.
3. Thay vì tập trung vào điểm yếu của bạn, hãy phát triển những điểm mạnh của bạn
Việc rèn luyện để cải thiện điểm yếu của bạn là chuyện nên làm. Nhưng không nên coi đó là trọng tâm chính của bạn. Điều quan trọng đầu tiên là cần cải thiện điểm mạnh của bạn. Có một điểm mạnh có nghĩa là bạn đã có một nền tảng vững chắc cho mình (Nếu không nó sẽ không phải là một thế mạnh) và có được các kĩ năng cơ bản. Bạn đã có một ý tưởng chi tiết về những gì cần cải thiện. Điều khác biệt là sự tăng trưởng này sẽ lớn dần theo cấp số nhân so với cải thiện bất cứ điều gì khác.
Điểm yếu sẽ gây ra nhiều hạn chế khi bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Mọi thứ đều mới mẻ và thật khó để xác định những gì đang làm. Nhưng một khi bạn nhận biết được những điểm yếu đó, bạn có thể tận dụng những điểm mạnh của mình (mà bạn đã cải thiện) để biến những điểm yếu này thành tài sản của bạn.
4. Xếp hạng kế hoạch theo mức độ quan trọng, không phải thứ tự bạn nhận được chúng
Mỗi kế hoạch không giữ mức độ quan trọng như nhau. Hãy luôn luôn tự hỏi rằng: những việc gì cần phải làm ngay lập tức? Thường xuyên đánh giá các kế hoạch của bạn và đưa ra những nhiệm vụ nào là quan trọng.
Đôi khi chúng ta mắc sai lầm khi nghĩ rằng một nhiệm vụ đến sớm hơn sẽ quan trọng hơn các nhiệm vụ sau. Một số nhiệm vụ có tác dụng giống như đòn bẩy, vì vậy ngay cả khi chúng phát sinh muộn hơn các nhiệm vụ khác, chúng vẫn nên được ưu tiên để hoàn thành ngay lập tức.
Ví dụ: Bạn đang muốn cải thiện kỹ năng thuyết trình của mình, vì vậy bạn đọc 20 cuốn sách tự cải thiện để đạt được mục tiêu của mình. Sau đó, bạn quyết định đọc một cuốn sách về tốc độ đọc. Cách tốt nhất là đầu tiên đọc cuốn tốc độ đọc sách, để bạn đọc cuốn tự cải thiện nhanh và hiệu quả hơn.
Nguồn ảnh: Source
5. Đừng tham lam ôm đồm quá nhiều việc
“Bạn không thể ăn hết toàn bộ chiếc bánh pizza ngay lập tức.” Ngay bây giờ, mặc dù tuyên bố này có thể là một nhiệm vụ to lớn thách thức chúng ta (tôi chắc chắn rằng có một số bạn có thể xử lý toàn bộ chiếc bánh pizza mà không vấn đề gì), nhưng vấn đề là bạn nghĩ rằng bạn có thể giải quyết những nhiệm vụ khổng lồ bằng chính sức lực của bạn. Ôm đồm quá nhiều thứ cùng một lúc có thể khiến bạn nản lòng, và cuối cùng sẽ làm giảm động lực của bạn.
Giải pháp: chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ xử lý để tạo ra trật tự và giảm bớt một số áp lực.
6. Người thông minh biết khi nào nên giao phó
Đừng cảm thấy bó buộc khi phải tự làm các việc nhỏ. Làm nhiều hơn không có nghĩ là làm tốt hơn. Trên thực tế, nếu bạn có quá nhiều thứ trong kế hoạch của mình, bạn có thể mắc lỗi bất cẩn bởi bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc. Nhận biết những nhiệm vụ nào có thể giao phó cho người khác để bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và khó khăn hơn.
7. Sử dụng bộ não của bạn để suy nghĩ chứ không phải ghi nhớ
Thông tin là không giới hạn, bộ não không thể nào nhớ hết tất cả mọi thứ. Có một câu nói phổ biến, "Bạn đã quên nhiều hơn những gì bạn đã biết". Đây là một câu nói đầy ý nghĩa, có quá nhiều thông tin cần giữ lại thông qua bộ nhớ. Có một loạt các công cụ mà chúng ta có thể sử dụng để sắp xếp suy nghĩ và ý tưởng của mình, chẳng hạn như: máy tính, máy tính xách tay, điện thoại,...
8. Xem lại năng suất của bạn vào cuối ngày
Vào cuối ngày, hãy dành thời gian để phản ánh những gì bạn đã hoàn thành và những gì có thể cải thiện:
Tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:
- Tôi đã làm gì tốt?
- Tôi đã làm sai chỗ nào?
- Tại sao một số việc lại không diễn ra đúng như kế hoạch?
- Làm thế nào để tôi làm tốt hơn vào ngày mai?
Khi chúng ta không phản ánh những gì chúng ta làm, thì chúng ta chỉ dựa vào sự tăng trưởng tự nhiên. Những người thành công tập trung vào thực hành có chủ ý, nơi họ xác định và tập trung vào những thứ cần cải thiện. Ngay cả khi bạn cảm thấy mình đã hoàn thành tốt công việc thì vẫn nên xem xét những mặt có thể được cải thiện. Luôn luôn có một cái gì đó đang chờ đợi bạn.
9. Đôi khi loại bỏ các nhiệm vụ tốt hơn là thêm chúng
Rèn luyện và thực hành thường xuyên để làm rõ những gì không hữu ích cho bạn. Đây có thể là các tác vụ thủ công, vật phẩm thậm chí là các mối quan hệ. Hãy suy nghĩ về nó, sự lộn xộn vật lý không chỉ chiếm không gian mà còn ức chế hiệu suất của chúng ta vì chúng ta có ấn tượng vật lý về sự quá tải. Tôi biết rằng cá nhân tôi cần có một không gian làm việc có tổ chức, hoặc là tôi không thể tập trung.
Giống như chúng ta cần dọn dẹp môi trường xung quanh, thì chúng ta cần làm điều tương tự với không gian kỹ thuật số của mình, chỉ dành chỗ cho những gì quan trọng và xóa bỏ phần dư thừa. Thiết bị của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn, bạn không phải chọn lọc các thư mục và tệp tin vô tận để tìm bất cứ thứ gì mà bạn đang cố gắng truy cập. Càng đơn giản càng tốt.
10. Ước tính thời gian cho nhiệm vụ của bạn
Đôi khi chúng ta buông lơi điều này, bắt đầu một dự án mà không xem xét nó sẽ tốn của chúng ta bao nhiêu thời gian. Để khắc phục tình trạng này, hãy áp dụng quy tắc 2 phút. Nếu có thể hoàn thành nó trong vòng hai phút thì hãy bỏ nó ra khỏi kế hoạch trước.
Bỏ qua việc ước tính thời gian có thể làm bạn lãng phí thời gian bởi bạn không có một mục tiêu thực sự trong đầu hoặc thời hạn mà bạn đang cố gắng đáp ứng. Nếu bạn không đặt ra một tiêu chuẩn thì bạn sẽ không biết những khía cạnh nào cần được cải thiện và điều chỉnh để đạt hiệu quả khi nhiệm vụ lặp lại.
Ví dụ: Bạn đang làm món salat bơ. Trước khi bắt đầu, bạn nghĩ sẽ mất bao lâu để hoàn thành nó? 30 phút? 15 phút hay 3 phút? Khi chúng ta xem xét nhiệm vụ trong tay và thời gian cần thiết để hoàn thành nó, chúng ta bắt đầu lên kế hoạch về cách thực hiện nó hiệu quả hơn.
Nguồn ảnh: Source
11. Duy trì sự sáng tạo cho dù công việc của bạn là gì
Chúng ta cần một chút sáng tạo cho mọi nhiệm vụ mà chúng ta hoàn thành, cho dù nó có trần tục đến mức nào. Sáng tạo không phải là một tài năng lúc nào cũng được ban tặng một cách tự nhiên, nó giống như một cơ bắp có thể đào tạo. Có lẽ bạn không phải một người đàn ông (hay phụ nữ) thời Phục hưng, nhưng bạn có thể triển khai một số ý tưởng vượt trội cùng những điều tốt nhất trong số đó. Chúng ta cần một chút sáng tạo để tăng cường hiệu quả của bản thân.
Điều này có thể liên quan đến các nhiệm vụ như quản lý thời gian hay quy trình sản xuất. Bạn cần rèn luyện khả năng sáng tạo của mình để làm cho thực tiễn có sẵn trở nên tốt hơn.
12. Biết khi nào nên dừng những nhiệm vụ có xu hướng vượt quá thời gian
Khi năng suất của một dự án đang dần giảm đi, bạn cần biết thời gian khi nào cần thoát ra chúng. Những nhiệm vụ có xu hướng vượt quá thời gian. Nhiệm vụ được thực hiện càng lâu thì càng ít có khả năng thành công. Khi tiến độ có vẻ đang chậm dần, đó là lúc để cắt lỗ và đánh giá lại kế hoạch của bạn.
Ví dụ: Khi một doanh nghiệp nhận ra rằng mình đang mất càng nhiều tiền mỗi tháng, họ cần thay đổi chiến lược của mình.
13. Luôn luôn cho rằng bạn không biết nhiều như bạn đã nghĩ rằng bạn biết
Sự thật là hầu hết mọi người biết không nhiều. Có một nguồn cung cấp thông tin vô tận liên quan đến bất kỳ thứ gì. Không bao giờ quá mức thỏa mãn, luôn nhớ rằng có chỗ cần cải thiện. Chỉ vì bạn có một điểm tốt không có nghĩa là nó không thể tốt hơn. Luôn luôn tiếp tục phấn đấu nhiều hơn và tìm kiếm những điều mới. Bạn chỉ thực sự tốt nếu bạn tìm những cách phát triển mới. Và quan trọng nhất, đừng cho phép bản thân mình kiêu ngạo hoặc hống hách. Hãy khiêm tốn. Bằng cách này, bạn sẽ nhận được nhiều sự tôn trọng hơn từ đồng nghiệp và những người theo dõi bạn.
14. Xác định sự hài lòng tức thì và bỏ nó
Có thể bạn nghĩ rằng mình không có một trình kích hoạt hài lòng ngay tức thì nhưng thật ra mọi người đều có. Đây là điều mà bạn thực sự không cần phải làm việc với nó, nhưng sẽ cho bạn đủ tự tin và năng suất mà bạn không cảm thấy cần phải làm nữa. Xác định những gì là của bạn và vượt qua nó.
Ví dụ: Sếp của bạn luôn khen ngợi dường như anh ấy được mã hóa sẵn để làm điều đó. Vì bạn luôn nghe được rằng bạn đang làm tốt công việc của mình, nên bạn cảm thấy như mình không cần phải làm nhiều hơn nữa. Nhưng để cải thiện bạn nên cố gắng làm nhiều hơn để đạt đến cấp độ xuất sắc tiếp theo.
15. Bắt đầu với một bức tranh lớn sau đó hãy tìm hiểu các chi tiết
Xác định mục tiêu cuối cùng trong tầm tay và bắt đầu từ những bước đầu tiên. Sau đó, chia nhỏ nhiệm vụ theo thứ tự liên tục cần phải đạt được để đạt được mục tiêu cuối cùng này. Kiểm tra kỹ các nhiệm vụ trong tay, tự hỏi làm thế nào nó phù hợp với bức tranh lớn và liệu nó có thực sự cần thiết. Bạn có thể dành thời gian cho một nhiệm vụ khác tốt hơn? Đừng chỉ làm việc mà không suy nghĩ. Luôn luôn xem xét kế hoạch lớn và những động thái bạn đang làm với nó.