Đã bao giờ bạn nhận thấy sự sụt giảm năng suất làm việc của cả nhóm hay quan sát thấy những hành động sa sút của một thành viên đã từng là một cá nhân xuất sắc không?
Đừng vội kết luận rằng đội ngũ của bạn lười biếng, mà hãy tự hỏi xem rằng chính BẠN, với cương vị là lãnh đạo, đã làm tròn trách nhiệm động viên để giúp cho nhóm duy trì được phong độ làm việc hay không.
Động viên các thành viên trong nhóm là điều hết sức quan trọng. Lãnh đạo là người chịu trách nhiệm cho công việc này. Công việc này đòi hỏi sự đảm bảo rằng mỗi người trong nhóm đều cảm thấy những đóng góp của họ là có giá trị, sự chăm chỉ của họ được ghi nhận, và họ được công nhận là những người cầu tiến.
Sau tất cả, bạn không thể gặt hái được thành công từ một nhóm những người không có động lực làm việc và không chịu hợp tác với nhau.
Sau đây là 17 hướng dẫn giúp tạo động lực làm việc cho các thành viên trong nhóm và xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả:
1. Ghi nhận sự cống hiến
Trong cuộc đua giành chiến thắng trong kinh doanh, người lãnh đạo thường quên rằng tài sản giá trị nhất chính là các thành viên trong nhóm.
Cách dễ nhất để thúc đẩy tinh thần làm việc của thành viên đó chính là cần phải ghi nhận sự cống hiến của họ, và có sự khen thưởng phù hợp dành cho họ.
Sự ghi nhận có thể là lời cảm ơn trong một ghi chú viết tay gửi chọ họ, hoặc lời khen khi đạt thành tích trong các cuộc họp nhỏ, hoặc các quà tặng có giá trị cho sự cống hiến xuất sắc vào cuối mỗi tháng. Theo thời gian, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy những hành động ghi nhận sự cống hiến này tạo được động lực cho nhân viên tốt như thế nào.
2. Giao tiếp hiệu quả hơn
Giao tiếp hiệu quả có thể làm nên điều kỳ diệu trong việc thúc đẩy nhân viên. Người giao tiếp hiệu quả là người như thế nào? Là một người hiểu rõ ràng những gì họ đang nói và có thể truyền tải thông điệp của họ một cách chính xác.
Giao tiếp không chỉ là nói chuyện. Các yếu tố giao tiếp như giao tiếp bằng mắt, lắng nghe chủ động, cử chỉ tay và tư thế cũng nói lên rất nhiều về kỹ năng giao tiếp của một người.
3. Đối thoại một cách cởi mở
Tạo ra sự sợ hãi và đưa ra hành động chỉ đạo cứng rắn, xa cách không còn là cách làm hiệu quả nữa.
Sự lãnh đạo ngày nay là việc tạo ra sự tin tưởng sâu sắc lẫn nhau và khuyến khích sự trao đổi. Thành viên của bạn cần cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với bạn và bạn cần tạo ra được bầu không khí thân thiện giữa bạn và các thành viên trong nhóm.
Mặc dù có một lịch trình bận rộn, bạn vẫn có thể cho thấy rằng bạn quan tâm các thành viên trong nhóm thông qua các hành động đơn giản, hiệu quả.
Ví dụ, bạn hãy luôn luôn thể hiện rằng bạn sẽ lắng nghe tất cả ý kiến của các thành viên trong nhóm, hoặc thậm chí bạn sẽ khuyến khích các hành động phá bỏ rào cản về cấp bậc để các thành viên cảm thấy rằng có thể trò chuyện với bạn bất cứ lúc nào họ thấy cần.
4. Đưa ra lời phê bình mang tính xây dựng
Đưa ra phản hồi tiêu cực luôn luôn khó khăn - bạn sẽ không muốn làm tổn thương cảm xúc của các thành viên nhưng đồng thời bạn không muốn sự phê bình của bạn bị xem nhẹ.
Vậy bạn sẽ làm gì? Ý tưởng là đưa ra những lời phê bình sao cho nó truyền cảm hứng cho sự thay đổi và mang lại kết quả.
Đầu tiên, hãy phê bình khi chỉ có bạn và thành viên đó ở trong phòng riêng vì phê bình họ ở nơi công cộng sẽ phá vỡ lòng tự trọng của họ.
Hãy thảo luận trực tiếp với họ và đưa ra lời phê bình của bạn thật cụ thể. Hãy nêu rõ ràng về những kỳ vọng của bạn và đưa ra hướng dẫn giúp họ cải thiện.
Quan trọng nhất, hãy cho họ cơ hội để giải thích thay vì vội vàng kết tội họ.
5. Trao đổi một-một
Bạn có thể đã tiến hành các cuộc họp nhóm hàng tuần. Giờ hãy đi xa hơn nữa, bạn cần tạo ra các cuộc trò chuyện một-một. Đó là cuộc trò chuyện chỉ có bạn với một thành viên ở một thời điểm.
Bạn có thể nghĩ rằng điều này không quan trọng nhưng đây là một trong những cách tốt nhất để hiểu rõ nhân viên của bạn và xác định điều gì thúc đẩy họ làm việc.
Hãy thực hiện cuộc trò chuyện một-một mỗi tháng một lần để tìm hiểu xem các thành viên của bạn đang làm gì và họ đang phải đối mặt với khó khăn gì.
Hãy coi đây là một cách để xây dựng mối quan hệ với các thành viên trong nhóm của mình. Giúp tất cả các thành viên, kể cả bạn, hiểu rằng cả nhóm đang làm việc hướng tới một mục tiêu chung.
6. Xây dựng các chương trình đào tạo
Trong bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi ngày nay, điều quan trọng là đảm bảo thành viên của bạn được cập nhật những kỹ năng mới nhất để giúp họ tăng năng suất và hiệu suất.
Từ việc truyền đạt các kỹ năng mềm và kỹ thuật đến việc cung cấp các chương trình cố vấn - đầu tư vào đào tạo và phát triển giúp ích đáng kể trong việc thúc đẩy thành viên trong nhóm.
Trong khi tiến hành các chương trình đào tạo, hãy làm cho khóa đào tạo thật hấp dẫn và có tính tương tác. Các khóa đào tạo cần phải khuyến khích tinh thần tự học hỏi thêm nữa ở các thành viên.
7. Tạo cơ hội phát triển
Mỗi thành viên hình dung ra một con đường sự nghiệp khác nhau cho bản thân họ và họ sẽ cảm thấy mất động lực khi họ thấy mình bị kẹt lại trên con đường đó. Là một nhà lãnh đạo, trước tiên bạn cần phải hiểu rõ mục tiêu của họ và cung cấp các cơ hội phát triển rộng lớn liên tục khiến họ gắn bó với công việc và có động lực làm việc.
Hãy tạo ra động cơ phát triển vượt xa động cơ tiền bạc. Mặc dù tiền là một yếu tố thúc đẩy rất lớn, nhưng điều khiến hầu hết mọi người gắn bó với công việc là cảm giác được sự tiến bộ của cá nhân họ và sự đi lên trên nấc thang sự nghiệp.
Hãy để họ đối mặt với những thách thức và trách nhiệm mới. Điều đó sẽ khuyến khích họ tự mở rộng kiến thức và kỹ năng.
8. Dành phần thưởng cho người xứng đáng
Hãy thường xuyên công nhận thành tích của họ bằng lời khen và khen thưởng bằng hiện vật cho nhân viên khi họ hoàn thành xuất sắc công việc. Hãy bắt đầu một chương trình khuyến khích và thưởng cho những người thể hiện tốt nhất. Điều này khuyến khích họ tăng năng suất và họ sẽ làm hết khả năng của họ để đạt được sự khen thưởng.
Nếu bạn không có đủ ngân sách cho việc đó, bạn cũng có thể thưởng cho những người xuất sắc bằng vé xem phim, thêm ngày nghỉ phép hoặc đáp ứng một nhu cầu nhỏ và hợp lý của họ.
Sự khen thưởng sẽ thúc đẩy nhân viên cạnh tranh lẫn nhau một cách lành mạnh và điều này sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu kinh doanh.
9. Khuyến khích việc đi chơi nhóm
Động lực của nhân viên cũng bắt nguồn từ việc gia tăng sự kết nối giữa các thành viên trong nhóm. Hãy đầu tư thời gian vào việc xây dựng đội ngũ gắn kết bởi vì một nhóm làm việc cộng tác ăn ý với nhau giúp tăng khả năng mang lại kết quả tốt hơn.
Các hoạt động đi chơi có thể là chơi bowling hoặc tổ chức bữa ăn tối - đi chơi nhóm là một cách tuyệt vời để tìm hiểu nhau và tạo ra sự gắn kết. Hãy chỉ định ai đó trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm tổ chức các buổi đi chơi hàng tháng và hãy đảm bảo bạn cũng tham gia cùng họ!
10. Khuyến khích họ nêu ý kiến
Hãy cùng bàn bạc với các thành viên trong nhóm về các quyết định quan trọng, điều này giúp họ cảm thấy họ là thành viên quan trọng trong nhóm và họ thuộc về một điều gì đó thực sự có giá trị.
Khuyến khích các thành viên nêu ý kiến và khuyến khích các cuộc tranh luận lành mạnh. Điều này khiến nhân viên có thêm tự tin và thách thực họ làm việc chăm chỉ miễn là họ cảm thấy họ đang ở vị thế có thể tạo ra sự ảnh hưởng và được lắng nghe một cách nghiêm túc.
11. Đặt ra những mục tiêu có ý nghĩa
Vào đầu năm tài chính, hãy đảm bảo bạn ngồi xuống với từng nhân viên để đặt ra các mục tiêu có ý nghĩa và thực tế. Cuộc trò chuyện thiết lập mục tiêu là một cuộc trò chuyện cực kỳ quan trọng và cần phải có sự trao đổi giữa bạn và các thành viên.
Cho dù nhân viên của bạn có cảm thấy công việc là quá nặng nề đến nỗi không thể thực hiện được hoặc quá nhẹ nhàng đến mức chẳng cần phải gắng sức thì nhiệm vụ của bạn là phải thống nhất với họ rằng công việc họ được giao cần phải được hoàn thành cho mục tiêu chung. Điều này sẽ thúc đẩy phát triển cá nhân và trong quá trình này bạn sẽ quan sát được điểm mạnh và điểm yếu của từng người.
12. Trao quyền cho họ
Bạn không thể mong đợi nhân viên sẽ có động lực lâu dài nếu bạn quản lý nhóm quá chặc và không để họ có cơ hội lên tiếng.
Hãy tin tưởng nhân viên của bạn và cho họ quyền được đưa ra các quyết định quan trọng. Họ sẽ mắc sai lầm nhưng đồng thời họ cũng sẽ học hỏi được từ những sai lầm đó.
Hãy thảo luận với họ một cách cởi mở, hãy học cách ủy thác một cách hiệu quả, nói rõ kỳ vọng của bạn cho họ và để họ bạn tự do thực hiện theo cách của họ.
13. Xử lý xung đột
Một môi trường làm việc thuận lợi là một môi trường trong đó có sự giao tiếp và tin tưởng cởi mở, nhưng thỉnh thoảng, bạn lại bắt gặp những người trong nhóm đam mê chính trị công sở và lan truyền sự tiêu cực.
Những người thích buôn chuyện sẽ tìm cách hủy hoại những công lao của những người làm việc chăm chỉ. Tin đồn thất thiệt nơi công sở nếu không giải quyết kịp thời sẽ cản trở năng suất làm việc và mối quan hệ giữa các thành viên.
Là một nhà lãnh đạo có trách nhiệm, bạn cần duy trì môi trường làm việc thuận lợi và đóng vai trò trung gian hòa giải trong những trường hợp như vậy. Đừng là người lãnh đạo mù quáng và không hay biết gì về những gì đang xảy ra trong đội.
14. Tạo văn hóa làm việc linh hoạt
Xu hướng phát triển ngày nay là văn hóa làm việc linh hoạt.
Văn hóa làm việc linh hoạt có thể là giờ bắt đầu làm việc linh hoạt hoặc cho phép nhân viên làm việc tại nhà một lần trong tháng - văn hóa làm việc linh hoạt thúc đẩy cân bằng cuộc sống và công việc của nhân viên, điều này tạo sự hài lòng của họ.
Nó cho thấy rằng bạn quan tâm tới lịch trình của nhân viên và do đó họ sẽ đánh giá cao bạn.
15. Tổ chức các hoạt động giải trí hấp dẫn
Chỉ chú trọng hiệu quả công việc và không có giải trí khiến nhân viên cảm thấy buồn chán. Vì vậy, tại sao không dành một ngày trong tuần cho các hoạt động giải trí của nhân viên?
Đó có thể là tổ chức các cuộc thi làm bánh hoặc giới thiệu các chương trình chăm sóc sức khỏe trong văn phòng - hãy để nhóm của bạn có một số niềm vui ngoài công việc. Điều này giữ cho môi trường công sở trở nên hấp dẫn, nhẹ nhàng và thú vị, cho họ thêm lý do để mong muốn được làm việc ở công ty.
16. Duy trì không gian làm việc tích cực
Nhân viên của bạn dành phần lớn thời gian trong ngày của họ để làm việc cho bạn, vì thế để giữ cho họ tràn đầy năng lượng và động lực, điều quan trọng là duy trì một không gian làm việc tích cực và đầy cảm hứng.
Một góc giải trí nơi nhân viên có thể thư giãn sau một ngày làm việc vất vả, cung cấp đồ ăn nhẹ và đồ uống miễn phí và đầu tư vào một thiết kế văn phòng mở nhằm thúc đẩy giao tiếp và trò chuyện.
Đây là những cách đơn giản nhưng hiệu quả để tạo ra một không gian mà nhân viên của bạn sẽ yêu thích.
17. Tránh phân biệt đối xử
Bất kỳ sự phân biệt đối xử nào, có thể là do tuổi tác, giới tính, tôn giáo hoặc chủng tộc ảnh hưởng lớn đến động lực và hiệu suất của nhân viên.
Để tránh những trường hợp như vậy, bạn phải đặt ra các quy tắc chống phân biệt đối xử và có hành động nghiêm khắc đối với nhân viên vi phạm. Dẫn dắt bằng ví dụ và đảm bảo không ai trong nhóm là nạn nhân của sự thiên vị và phân biệt đối xử.
Điểm mấu chốt
Đừng đánh giá thấp sức mạnh của việc thúc đẩy nhân viên. Bạn cần hiểu rằng họ càng gắn bó với công việc và có động lực để làm việc thì hiệu suất của họ sẽ càng cao.
Hãy làm một cuộc khảo sát và nhận phản hồi từ nhân viên của bạn về văn hóa công ty, môi trường làm việc và mức độ hài lòng của họ.
Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn với mong đợi của họ và cải thiện hơn nữa những nỗ lực của bạn trong việc xây dựng một đội ngũ mạnh hơn, gắn kết hơn.
Nguồn ảnh bìa: Unsplash từ unsplash.com