Các nhà thần kinh học và tâm lý học nhận thức trên khắp thế giới đã liên tục chứng minh rằng "đa nhiệm" chỉ là một câu chuyện hoang đường.
Có khoảng 2.5% số người tham gia bài kiểm tra do David Strayer and Jason Watson từ trường Đại Học Utah thực hiện thực sự là "những người siêu nhiệm".
Số còn lại chiếm đa số; chúng ta nằm trong số 97% những người cần chấp nhận rằng hiệu suất của mình sẽ tốt hơn khi tập trung vào một việc trong một khoảng thời gian hay thứ mà các nhà nghiên cứu khác đã gọi là "chuyển đổi nhiệm vụ".
Về cơ bản "những kĩ năng đa nhiệm" thực sự không thực tế như chúng ta đã nghĩ và nếu chúng có thực thì cũng hiếm gặp ở những người chúng ta gặp hàng ngày. Những kĩ năng này nếu có tồn tại ở ai đó thì sẽ khiến họ thành một "người siêu nhiệm".
Bạn thường nghe thấy rằng phụ nữ là những người đa nhiệm tự nhiên và vĩ đại bởi vì chúng ta bật máy giặt trước khi cho món thịt hầm vào lò bởi cả hai việc đó mất thời gian hoàn thành như nhau. Do sự thần kì của việc hoàn thành hai việc trong cùng một khoảng thời gian, chúng ta được ban cho thứ tài năng mà nó thực sự không tồn tại.
Nhưng chính bởi vì chúng ta nghĩ mình có thể làm hai việc trên, rồi có thể viết một bài báo trong khi đang hỗ trợ khách hàng làm việc trên nhiều máy chủ, hay có thể cập nhật hai máy tính xách tay cho nhân viên mới lấy vào ngày mai - và lại bởi vì tất cả những công việc đó mất thời gian hoàn thành như nhau, liệu đấy có phải là một lợi thế không?
Khoa học dường như tiếp tục không đồng ý hay thừa nhận cụm từ đó chỉ cho một số ít những người rất đặc biệt. Nhưng thật dễ hiểu tại sao chúng ta lại chọn một cái tên sai lầm cho việc cần hoàn thành nhiều thứ khác nhau trong cùng một khoảng thời gian giống nhau, và tại sao điều đó khiến cho một số người cảm thấy mình thật đặc biệt. Chết tiệt, suy nghĩ đó cũng đã đánh lừa bản thân tôi trong nhiều năm.
Nhưng nhìn kĩ hơn một chút vào những gì thực sự đang xảy ra với công việc ở nhà, việc làm thêm tự do, thì hiện tượng "đa nhiệm" của một người (chúng ta không phải là người phân biệt giới tính ở đây), bạn có thể liên tưởng đến việc cô ấy gạch những việc đã hoàn thành ra khỏi danh sách của mình chỉ trong 2 giờ.
Và để cho công bằng, hãy so sánh họ với những người quyết định chỉ tập trung vào viết một bài báo trong 2 giờ rồi mới làm những việc khác sau đó.
Ai cũng sẽ rõ ràng rằng chất lượng bài viết của người đa nhiệm sẽ hoàn toàn khác, và khả năng cao hơn là nó sẽ có chất lượng thấp hơn so với người làm việc tự do có sự tập trung hoàn toàn.
Chuyển đổi sự tập trung khiến tăng biên độ lỗi, chất lượng, sự chắc chắn nhưng theo quan điểm sinh lý học thì thực ra đó là biên độ về nỗ lực thực tế.
Hãy suy nghĩ về hiện tượng của chúng ta, cô ấy giả vờ tập trung vào bài viết của mình bằng cách cố gắng lựa chọn từng câu chữ một, trong khi vừa nhấp vào tab sao lưu dữ liệu của khách hàng, thì lắng nghe tiếng chuông báo của lò nướng và máy giặt, đồng thời cố gắng nghĩ ra một tiêu đề hấp dẫn hơn người khác, người đã viết một bài báo tương tự như thế này.
Trong khi đó, người làm việc tự do có sự tập trung hoàn toàn thì lại sử dụng thời gian đó để suy nghĩ tới các bài báo mình đã đọc và các chủ đề đã đánh giá, suy tư về cuộc đời cô ấy và đưa ra nhiều quan điểm dựa vào những gì cô ấy đã trải qua trong từng câu đánh máy.
Cô ấy cũng đang dành hết công sức, cả thể xác và tinh thần của mình cho bài viết theo cách giảm nhu cầu sử dụng từ điển đồng nghĩa, chuyển sang các công cụ tìm kiếm để tìm các ý tưởng mới và cô ấy có thể phác thảo nó đầy đủ hơn với một nhịp điệu cụ thể cho văn phong của mình - điều này có giá trị trong thế giới trực tuyến của chúng ta.
Chà, điều đó phụ thuộc vào các ưu tiên và quan điểm của bạn, thật lòng mà nói, tôi không ở đây để phán xét người đa nhiệm và nói với cô ấy rằng cô ấy đang giả vờ tập trung xem mình có cố làm được nhiều hơn một việc trong một khoảng thời gian nhất định không.
(Tôi đánh cược với bất kì ai đang tuyên bố rằng cô ấy sẽ luôn luôn thành công hơn nếu lúc nào cũng làm như vậy trong cuộc sống của mình.)
Và thậm chí, người làm việc tự do có sự tập trung hoàn toàn vẫn có đôi lúc trong khi viết bài sẽ phải liếc xem giờ trên điện thoại bởi cô ấy cũng cần đón bọn trẻ đúng giờ, thì điều đó cũng sẽ kéo cô ấy dù rất nhỏ ra khỏi "khu vực" của mình.
Tất cả chúng ta đều muốn tối ưu hóa thời gian của mình và muốn dành hết chúng cho công việc và những dự án mình tâm huyết. Chúng ta đều mong muốn đảm bảo những người chúng ta yêu thương được quan tâm săn sóc, và môi trường của chúng ta là thứ thúc đẩy chúng ta hoàn thành tốt công việc, ví dụ, cái bàn làm việc bừa bộn của tôi cần phải được dọn dẹp vì nó ảnh hưởng tới cách tôi làm việc.
Chúng ta đều muốn chắc chắn mình đang ưu tiên cho những việc đúng đắn và dành thời gian theo cách chúng ta đã dự định trong ngày. Vào cuối mỗi ngày, chúng ta muốn biết liệu mình đã hoàn thành xong những việc lớn đó chưa.
Lý do duy nhất khiến thuật ngữ "người đa nhiệm" trở nên quyến rũ là vì khát khao tối ưu hóa thời gian của chúng ta. Nếu bạn không phải người như vậy, thì bạn sẽ cố gắng đọc thật nhiều sách và tham gia nhiều buổi hội thảo để học cách trở thành người như thế.
Sau đó, thuật ngữ này lại được gọi bằng một từ bẩn thỉu và chúng ta bắt đầu hét vào những người nếu như họ ngắt lời chúng ta trong 3 giây bởi vì chúng ta đang làm việc với sự tập trung giống như một nhà bác học đáng sợ... hay giống như một nhà khoa học điên rồ khi bị ngắt lời và tức giận bởi một câu hỏi nhanh về bữa trưa.
Khoa học khiến cho một số người bối rối bởi một vài năm trước thỉnh thoảng nó vẫn khuyên chúng ta rằng "đa nhiệm" giống như một bà vợ của Stepford là điều mà mọi người nên hướng tới và khi nhận ra điều đó thì lại là cho là không nên (có lẽ là không)?
Người như bạn và tôi mong muốn:
- Tận dụng những ưu thế mạnh nhất của chúng ta cho công việc và những dự án sáng tạo
- Hoàn thành những công việc quan trọng trong cuộc sống và trưởng thành lên mỗi tuần
- Không dành năng lượng để cáu gắt những người chúng ta yêu thương
- Cảm thấy như cuộc đời thuận buồm xuôi gió và chúng ta sắp hoàn thành các mục tiêu của mình
Chúng ta hãy TỐI ƯU.
Điều này có nghĩa là có những ngày và những tuần chúng ta hoàn thành năm việc từ 1 giờ chiều đến 3 giờ chiều.
Nhưng tôi nghĩ điều quan trọng nhất là, điều này cũng có nghĩa sẽ có nhiều ngày hay nhiều tuần chúng ta giống như một nhà khoa học điên rồ có sự tập trung cao độ, dành tất cả chỉ cho một việc trước mặt trong suốt hai giờ mà không bị làm phiền. (Thượng Đế giúp người sẽ hỏi chúng ta về bữa trưa vào một thời điểm khác thời gian đó trong ngày)
Tối ưu hóa thời gian cần một kĩ năng mà TẤT CẢ chúng ta đều có khả năng học hỏi và sẽ giỏi hơn
Đây là kĩ năng chúng ta cần hơn cả và có thể giúp chúng ta thực sự lấy lại thời gian mà chúng ta nghĩ đã đánh mất khi quên bật máy rửa bát trước khi ngồi xuống hoàn thành nốt bản báo cáo tài chính.
Hãy thử điều này:
1. Đừng làm giả nó
Thứ quan trọng nhất trong ba thứ cần phải làm trong tuần này là thứ gì? Tuần này có thể hoàn thành những việc này trong khoảng thời gian đã phân bổ cho chúng không?
Nếu không, đừng tự dối mình về thời gian bạn nghĩ sẽ mất. Hãy chia thành nhiều khoảng thời gian và xem xem từng hạng mục mất bao nhiêu giờ. Sau đó cho thêm 10% thời gian vào từng hạng mục.
Đó chính là khoảng thời gian thực sự mà mỗi hạng mục sẽ cần để hoàn thành.
Giờ thì nếu không làm giả nó, liệu bạn có thể hoàn thành những việc quan trọng đó trong tuần này hay không? Hãy thành thực.
2. Đa nhiệm với những nhiệm vụ nhỏ
Một khi bạn chia nhỏ ba việc lớn trong tuần, hai trong số đó có thể có những nhiệm vụ nhỏ được thiết lập để hoàn thành chúng.
Thật tuyệt! Điều này có nghĩa bạn có thể có điều tốt nhất từ hai thế giới bởi vì bạn có thể phân bổ năng lượng trong các khoảng thời gian của mình cho các nhiệm vụ nhỏ và một vài thứ khác ít gấp gáp hơn, rồi hoàn thành chúng trong cùng khoảng thời gian. Hoan hô!
3. Tập trung với tất cả sức lực
Giờ thì chúng ta vẫn còn một việc lớn. Chúng ta đã chia nhỏ nó thành nhiều hạng mục và giờ chúng ta nhìn thấy nó có bảy phần cần hoàn thành trong tuần này và mỗi phần thì sẽ cần bạn làm bằng cả trái tim, tâm huyết và linh hồn của mình.
Khi bạn làm việc theo cách này, bạn sẽ biết rõ những khoảng thời gian cần bảo vệ. Cảm giác thật tuyệt vời khi hoàn thành công việc theo cách này, đặc biệt khi bạn bảo vệ thời gian dành cho nó. Chỉ nghĩ về CÁCH mà bạn sẽ bảo vệ nó cũng khiến năng lượng trong bạn gia tăng (nghĩ như nhà khoa học điên...).
Liệu bạn có thể không yêu công việc đó khi nó phản ánh bạn thực sự là ai không?
Khi bạn tối ưu thời gian và không thỏa hiệp, bạn sẽ bảo vệ công việc bạn làm và nó sẽ có kết quả. Đó chính là thành quả mà tôi muốn để lại phía sau!
Có nhiều lời khuyên và công trình nghiên cứu chuyên sâu về đa nhiệm so với chuyển nhiệm. Tối ưu hóa dường như thường rơi xuống dưới cái ô "quản lý thời gian" nhưng điều cần tối ưu là phải tối ưu một vài giờ quý báu mà chúng ta có trong cuộc sống của người trưởng thành.
Tối ưu hóa thực sự là kĩ năng mà chúng ta cần nhất bởi vì nó buộc chúng ta phải đào sâu bên trong và lựa chọn điều quan trọng nhất đối với cá nhân chúng ta. Tôi là người đang bảo vệ quan điểm này.
Nguồn ảnh bìa: Unsplash từ unsplash.com