Tất cả những người quản lý và lãnh đạo phải thông thạo nghệ thuật ủy thác. Hiểu được cách thức và thời điểm để phân bổ trách nhiệm cho những người khác thì rất cần thiết trong việc duy trì mức năng suất cao, cả ở cấp độ cá nhân lẫn tổ chức. Biết cách ủy thác cũng rất cần thiết cho sự lãnh đạo hiệu quả.
Học cách ủy thác là để xây dựng một đội ngũ gắn kết và hiệu quả mà có thể đáp ứng những thời hạn. Hơn thế nữa, biết được khi nào và làm thế nào để ủy thác công việc sẽ giảm được khối lượng công việc của bạn, do đó cải thiện được sức khỏe trong công việc và gia tăng sự hài lòng trong công việc của bạn. Không may thay, nhiều lãnh đạo không chắc làm thế nào để ủy thác đúng cách và do dự khi làm vậy.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ khám phá sự ủy thác thực sự đòi hỏi những gì, nó mang lại lợi ích cho nhóm của bạn như thế nào, và làm thế nào để ủy thác các nhiệm vụ thành công.
Một người lãnh đạo hiệu quả biết làm thế nào để ủy thác. Khi bạn ủy thác một số công việc của mình, bạn giải phóng thời gian của bạn và đạt được nhiều hơn trong một ngày cơ bản. Sự ủy thác hiệu quả cũng thúc đẩy năng suất trong một nhóm bằng cách dựa vào bộ kỹ năng hiện có của các thành viên và cho phép họ phát triển kiến thức và năng lực trong thời gian đó. Kết quả là một nhóm linh hoạt hơn có thể chia sẻ vai trò khi có nhu cầu phát sinh.[1]
Khi bạn sẵn sàng để ủy thác, bạn đang thúc đẩy một bầu không khí tự tin và tin tưởng. Những hành động của bạn gửi đi một tín hiệu rõ ràng: là một người lãnh đạo, bạn tin tưởng cấp dưới của mình để đạt được kết quả mong muốn. Kết quả là, họ sẽ nghĩ bạn như một người lãnh đạo khả ái và hiệu quả tôn trọng những kỹ năng và nhu cầu của họ.
Sự ủy thác không phải là về việc quát tháo với những mệnh lệnh và hy vọng rằng nhân viên của bạn theo đúng lập trường của mình. Công việc của một người quản lý là để có được những điều tốt nhất từ những thành viên dưới sự giám sát của họ và trong quá trình thực hiện, tối đa hóa năng suất và lợi nhuận. [2]
Bên dưới là một ví dụ của sự ủy thác sai cách:
Sự ủy thác cẩn thận giúp xác định và tận dụng những điểm mạnh và điểm yếu duy nhất của các thành viên trong nhóm. Sự ủy thác cũng thúc đẩy sự cam kết của nhân viên vì nó chứng minh rằng những người quản lý quan tâm đến việc phát huy tài năng của họ.[3]
Sự ủy thác thúc đẩy năng suất, nhưng không phải tất cả các người quản lý đều sẵn sàng hay có khả năng ủy thác.[4] Tại sao như vậy? Bên dưới là một vài lý do phổ biến:[5]
- Họ có thể không bằng lòng với ý tưởng rằng một ai đó khác có thể hưởng công trạng về dự án.
- Họ có thể sẵn sàng ủy thác về nguyên tắc nhưng sợ nhóm của họ sẽ không thể xử lý một mức độ cao hơn.
- Họ có thể nghi ngờ rằng nhân viên của họ đã làm việc quá sức, và cảm thấy miễn cưỡng khi tăng thêm gánh nặng cho họ.
- Họ có thể nghi ngờ rằng nó đơn giản và nhanh chóng hơn khi chính mình làm nhiệm vụ đó.
- Họ không thích ý tưởng buông bỏ những nhiệm vụ họ thích làm.
- Họ sợ rằng nếu họ ủy thác trách nhiệm, người quản lý của chính họ sẽ kết luận rằng họ không thể xử lý khối lượng công việc của mình.
Hầu như mọi người đều nghĩ rằng ủy thác và chỉ định là đồng nghĩa, nhưng có một sự khác biệt quan trọng giữa cả hai.[6]
Khi bạn chỉ định một nhiệm vụ, bạn chỉ đơn thuần là đang hướng dẫn cấp dưới thực hiện một hành động cụ thể. Bạn nói cho họ phải làm gì, và họ làm nó - thật đơn giản. Mặt khác, sự ủy thác có liên quan đến việc chuyển tiếp một số công việc của riêng bạn sang người khác. Họ không chỉ nhận một bộ hướng dẫn. Thay vào đó, họ được giao cho một vai trò mà đòi hỏi rằng họ đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả.[7]
Vì vậy cách tốt nhất để ủy thác công việc để bạn có thể chiến đấu chống lại nỗi sợ ủy thác, xây dựng một đội ngũ hiệu quả và làm việc nhanh hơn là gì?
Bằng cách hiểu được bạn cần bao nhiêu kiểm soát để duy trì trong một tình huống, bạn có thể xác định chiến lược tốt nhất cho để trao quyền cho người lao động. Có 7 cấp độ ủy thác cung cấp cho các nhân viên cấp độ trách nhiệm khác nhau.
Đoạn video ngắn này sẽ giải thích những cấp độ này và cung cấp những ví dụ về thời điểm thích hợp để sử dụng từng cấp độ:
Sự ủy thác xuất hiện dọc theo hình ảnh. Cấp độ thấp nhất của ủy thác xảy đến khi bạn nói với những người khác phải làm gì. Nó cung cấp một ít cơ hội cho những nhân viên để thử những phương pháp mới. Hình thức ủy quyền cao nhất xảy ra khi bạn có thể từ bỏ hầu hết quyền kiểm soát của mình trong dự án cho nhân viên.
Việc hiểu làm thế nào để ủy thác công việc sẽ giúp bạn hiểu ra làm thế nào để kết nối con người với nhiệm vụ tận dụng tốt nhất hết các tài năng của họ. Khi được thực hiện đúng cách, đảm bảo rằng bạn sẽ đạt được kết quả cuối cùng tốt nhất.[8]
Khi bạn đang quyết định làm thế nào để ủy thác công việc, hãy hỏi những câu hỏi sau:
- Bạn có phải chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ này, hay người khác có thể thực hiện nó không?
- Điều này có phải đòi hỏi sự chú ý của bạn để thành công không?
- Công việc này sẽ giúp một nhân viên phát triển kỹ năng của họ không?
- Bạn có thời gian để dạy người khác thực hiện công việc này không?
- Bạn có mong đợi nhiệm vụ có tính chất này sẽ tái diễn trong tương lai không?
Bạn phải truyền ngọn đuốc cho đúng thành viên trong nhóm để ủy thác công việc. Mục tiêu của bạn là tạo ra một tình huống trong đó bạn, công ty của bạn, và nhân viên có một trải nghiệm tích cực.
Hãy suy nghĩ về kỹ năng của những nhân viên trong nhóm, sự sẵn sàng để học hỏi, và phong cách làm việc và sự quan tâm của họ. Họ sẽ có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn nếu họ có khả năng, có thể huấn luyện và có quan tâm. Khi có thể, hãy cho một nhân viên cơ hội để phát huy sở trường của họ.
Những nhân viên thiếu kinh nghiệm có thể cần sự hướng dẫn nhiều hơn những người kỳ cựu dày dạn kinh nghiệm. Nếu bạn không có thời gian để thiết lập thành công cho nhân viên mới hơn, thì thật không công bằng khi ủy thác cho họ.
Bạn cũng phải xem xét mức độ bận rộn của nhân viên. Vì điều cuối cùng bạn muốn làm có thể là áp đảo người khác bằng cách cho họ quá nhiều trách nhiệm.
Sau khi bạn tìm thấy người hoàn hảo cho công việc, bạn vẫn phải nhờ họ đảm nhận trách nhiệm mới. Hãy cho họ biết tại sao bạn chọn họ cho công việc.[9] Khi bạn thể hiện cho những người khác rằng bạn ủng hộ sự phát triển của họ, điều đó sẽ xây dựng nên một văn hóa tin cậy. Các nhân viên mà xem những nhiệm vụ được giao là cơ hội thì có khả năng được đầu tư vào kết quả hơn.
Khi bạn đang làm việc với những nhân viên mới hơn, hãy thể hiện sự sẵn lòng để cung cấp sự hỗ trợ và phản hồi liên tục của bạn. Đối với những nhân viên kỳ cựu, hãy xem xét những suy nghĩ và kinh nghiệm của họ.
Rất quan trọng để giải thích cho nhân viên tại sao dự án này lại cần thiết, bạn mong đợi những gì ở họ, và khi nào đến hạn.[10] Nếu họ biết bạn mong đợi gì, họ sẽ có nhiều khả năng phân phối hơn.
Bằng cách đặt kỳ vọng rõ ràng, bạn giúp họ lập kế hoạch làm thế nào để thực hiện nhiệm vụ. Thiết lập các mốc quan trọng của dự án để mà bạn có thể kiểm tra tiến độ mà không phải quản lý mọi chi tiết. Nếu nhân viên của bạn gặp khó khăn trong việc đáp ứng một cột mốc, họ vẫn có thời gian để sửa lỗi trước khi sản phẩm cuối cùng đến hạn.
Loại trách nhiệm này được sử dụng phổ biến trong các trường đại học. Nếu sinh viên chỉ biết ngày đáo hạn và những yêu cầu cơ bản để hoàn thành các tài liệu nghiên cứu chính, họ có thể hoãn lại cho tới mười một giờ. Nhiều chương trình đòi hỏi sinh viên phải gặp các cố vấn hàng tuần để được hướng dẫn, tìm hiểu về cách định hình, và tìm ra những khó khăn trong phương pháp của họ trước thời hạn. Những biện pháp này thiết lập cho các sinh viên thành công trong khi cho họ không gian để làm nên những công việc tuyệt vời.
Để nhìn thấy được kết quả tốt nhất có thể của ủy thác, cấp dưới của bạn cần các nguồn lực và hỗ trợ từ bạn. Hãy kết nối họ với sự đào tạo và các tài liệu để phát triển các bộ kỹ năng mà họ không có.[11] Có thể mất nhiều thời gian hơn để tìm các nguồn lực có sắn, nhưng bạn sẽ tiết kiệm được thời gian bằng cách hoàn thành công việc một cách chính xác. Đối với các nhiệm vụ định kỳ, việc đào tạo này thường xuyên được trả tiền.
Đôi khi nhân viên cần sự giúp đỡ để thấy được những gì mà họ đang làm tốt và làm thế nào họ có thể cải thiện. Cho và nhận phản hồi là một phần tất yếu của việc ủy thác. Điều này cũng là một cách tốt để giám sát các nhiệm vụ được giao phó với tư cách là một người lãnh đạo. Mặc dù bạn có thể theo dõi sự tiến bộ của các nhiệm vụ, nhưng bạn không phải quản lý chi tiết các nhân viên.
Trong suốt dự án, hãy hỏi định kỳ các nhân viên của mình liệu họ có cần hỗ trợ hay làm rõ gì không. Hãy nói rõ ràng rằng bạn tin tưởng họ thực hiện công việc, và bạn muốn tạo ra một không gian cho họ để hỏi những câu hỏi và đưa ra phản hồi. Phản hồi này sẽ giúp bạn tinh chỉnh cách bạn ủy thác công việc.
Trong quá trình kiểm tra định kỳ, hãy ghi nhận bất kỳ chiến thằng nào mà bạn nhìn thấy trong dự án cho đến nay. Công nhận rằng nhân viên của bạn đang tiến bộ hằng ngày hướng đến mục tiêu. Nguyên tắc của sự tiến bộ cho thấy tầm quan trọng của việc ăn mừng những chiến thắng nhỏ tạo động lực cho nhân viên.[12] Nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và cống hiến nhiều hơn nếu họ biết rằng bạn chú ý đến những nỗ lực của họ.
Công nhận nhân viên khi họ làm tốt sẽ giúp họ hiểu chất lượng công việc mà bạn mong đợi. Nó khiến cho họ có nhiều khả năng muốn làm việc với bạn một lần nữa cho những dự án trong tương lai.
Bây giờ bạn đã biết được chính xác ủy thác có nghĩa là gì và kỹ thuật để ủy thác công việc một cách hiệu quả, bạn đang ở một vị trí tuyệt vời để hợp lý hóa các nhiệm vụ của mình và thúc đẩy năng suất trong nhóm của mình.
Ủy thác là trao quyền tự chủ và quyền hạn cho người khác, do đó hãy làm nhẹ bớt khối lượng công việc của chính bạn và xây dựng một đội ngũ tốt và làm việc hiệu quả.
Ủy thác có thể trông có vẻ phức tạp hay đáng sợ, nhưng nó trở nên dễ dàng hơn theo thời gian. Bắt đầu nhỏ bằng việc ủy thác một vài quyết định cho các thành viên trong nhóm trong một hay hai tuần tới.
Nguồn ảnh bìa: Freepik từ freepik.com
Tài liệu tham khảo
| [1] | ^ | BOS Staffing: 5 lợi ích của việc ủy thác trao quyền cho nhóm của bạn |
| [2] | ^ | Brian Tracy International: Làm thế nào để ủy thác đúng nhiệm vụ cho đúng người: Những kỹ năng quản lý hiệu quả để thành công trong lãnh đạo |
| [3] | ^ | MindTools: Ủy thác thành công: Sử dụng sự trợ giúp từ năng lượng của những người khác |
| [4] | ^ | Fast Company: Ba nỗi sợ phổ biến nhất về ủy thác: Được vạch trần |
| [5] | ^ | Leadership Skills Training: Sự ủy thác |
| [6] | ^ | Abhinav Jain: Ủy thác công việc và Phân bổ công việc |
| [7] | ^ | Anthony Donovan: Đào tạo quản lý: Ủy thác hiệu quả |
| [8] | ^ | Management 3.0: Thực tiễn: Bảng ủy thác |
| [9] | ^ | Focus: The Creativity and Productivity Blog: Hướng dẫn ủy thác nhiệm vụ hiệu quả |
| [10] | ^ | Inc.: 6 cách ủy thác hiệu quả hơn |
| [11] | ^ | The Muse: 10 quy luật ủy thác thành công |
| [12] | ^ | Teresa Amabile and Steven Kramer: Nguyên tắc của sự tiến bộ |