Bạn đã bao giờ được huấn luyện cực khổ cho một vị trí chỉ để đạt được nghề nghiệp mà bạn yêu thích, và rồi những nghề nghiệp đó chỉ yêu cầu kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định nhanh chóng mà bạn chưa bao giờ được rèn luyện qua chưa?
Kỹ năng giải quyết vấn đề rất quan trọng trong cuộc sống hằng ngày và nó cần thiết cho tất cả các lĩnh vực. Kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ để giải quyết các vấn đề toán học, khoa học, mà nó còn cần thiết cho tất cả các công việc như bác sĩ, luật sư, nhà văn, nghệ sĩ, kỹ sư xây dựng hay lái xe.
Nếu bạn là một người sáng tạo thì bạn sẽ có khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc. Bất cứ ai cũng có thể nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề bằng cách luyện tập.
1. Luôn giữ đầu óc thoải mái
Hãy cố gắng đừng hoảng sợ hoặc trở thành nạn nhân khi gặp phải vấn đề gì. Đừng nghĩ rằng "Tại sao lại là tôi?", mà hãy nghĩ rằng "Làm cách nào để giải quyết vấn đề này?". Hãy luôn luôn suy nghĩ tích cực và giữ một tinh thần thoải mái.
2. Làm chủ cảm xúc
Đừng làm quá mọi chuyện lên, điều này giải thích tại sao luôn giữ đầu óc tỉnh táo là điều quan trọng nhất. Hãy nhớ rằng luôn luôn có giải pháp cho mọi vấn đề. Đừng làm cho mình hoảng sợ vì những vấn đề phóng đại. Kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những yếu tố của những người thành công.
3. Biết khi nào cần nói và khi nào nên tự giải quyết vấn đề
Nhiều lúc nói ra vấn đề của mình giống như thêm dầu vào lửa. Tuy nhiên, trong công việc bạn nên nói ra những vấn đề cho cấp trên và đồng nghiệp để mọi người cùng nhau giải quyết trước khi vấn đề quá nghiêm trọng. Khi bạn không chắc có nên nói ra vấn đề hay không, hãy xem kỹ các quy định của công ty, hoặc thu thập đầy đủ thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn.
4. Xác định vấn đề rõ ràng
Hãy chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ vấn đề là gì. Đôi khi có vẻ như có rất nhiều vấn đề, nhưng thực sự chỉ có một nguyên nhân cốt lõi. Cố gắng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thay vì nhìn vào vô số các nguyên nhân phát sinh. Hãy hỏi những câu hỏi như:
- Vấn đề thực sự ở đây là gì?
- Những giả thiết nào mình đưa ra có thể là ý kiến chủ quan hoặc không chính xác?
- Những thông tin mới nhất là gì?
- Mình còn thời gian bao lâu để giải quyết vấn đề này trước khi nó trở nên nghiêm trọng hơn?
- Mình có thể bỏ qua vấn đề này không?
- Ai và điều gì có thể giúp mình giải quyết vấn đề này?
5. Xác định nguyên nhân… đặc biệt là nguyên nhân gốc rễ
Xem xét tại sao vấn đề xảy ra và nó xảy ra như thế nào. Hãy nhìn vấn đề từ nhiều góc nhìn khác nhau. Không được biện hộ. Vấn đề sẽ không phải là "vấn đề" nếu bạn có cách giải quyết. Đây là lý do tại sao cần phải xem xét từ nhiều góc độ. Những góc nhìn khác nhau sẽ nhìn nhận vấn đề khác nhau.
6. Thu thập càng nhiều thông tin càng tốt
Thu thập thông tin dựa trên những chứng cứ, chứ không phải dựa trên cảm xúc. Sẽ dễ dàng đưa ra những giải pháp giải quyết vấn đề hơn khi bạn không bị cảm xúc chi phối. Khi có đầy đủ thông tin cũng giúp bạn đưa ra giải pháp hiệu quả hơn. Quan sát vấn đề xem xét những mặt tích cực và tiêu cực, ghi ra những điều đã làm đúng, những điều đã làm sai và các ý tưởng để sửa sai.
7. Đề xuất giải pháp
Hãy chắc chắn bạn đã xác định rõ ràng vấn đề và thu thập đầy đủ thông tin trước khi đưa ra các giải pháp. Hỏi thêm ý kiến mọi người để có thêm thông tin. Thường thì từ những góc nhìn của mọi người sẽ đưa ra những ý kiến khác bạn, vì bạn là người trong cuộc, đôi khi bạn không thấy được vấn đề một cách rõ ràng hoặc bạn đặt quá nhiều cảm xúc làm phóng đại vấn đề lên.
8. Đưa ra quyết định
Trì hoãn là điều tối kỵ khi giải quyết vấn đề. Khi bạn né tránh giải quyết vấn đề thì vấn đề đó có thể sẽ trở thành vấn đề lớn hơn hoặc trở thành nhiều vấn đề nhỏ. Hãy nỗ lực nhanh chóng xác định vấn đề, thu thập đầy đủ thông tin và đưa ra các giải pháp hiệu quả.
9. Phân công công việc cho những người có liên quan
Nắm rõ khả năng của bạn cũng như khả năng của cả nhóm. Sử dụng đề cương, hình ảnh đồ họa, màu sắc, biểu đồ, bảng biểu, đồ họa và bảng tính. Những công cụ này không những giúp bạn tổ chức và hoạch định từng bước để thực hiện giải pháp mà còn giúp bạn đảm bảo bạn tập trung đúng hướng giải quyết vấn đề gốc rễ ban đầu.
10. Đặt ra những tiêu chuẩn để kiểm soát tiến độ và/hoặc thời hạn thực hiện giải pháp.
Đặt ra những tiêu chí đánh giá giải pháp thực hiện sẽ giúp bạn đánh giá mức độ khả thi của giải pháp. Nếu giải pháp này không khả thi thì làm cách này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.
11. Hành động tập trung vào một giải pháp
Chọn một giải pháp và bắt đầu thực hiện từng bước kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề. Lập kế hoạch giúp đẩy nhanh tiến trình thực hiện. Luôn nhớ rằng một thời điểm chỉ tập trung thực hiện một giải pháp.
12. Nếu bạn không tìm thấy giải pháp để giải quyết vấn đề, hãy xác định lại vấn đề là gì
Khi vấn đề không thể giải quyết, nguyên nhân thường do vấn đề chưa được xác định rõ ràng. Khi bạn nghe ai đó nói rằng họ đã đối phó với một vấn đề trong một thời gian thì thường lý do là họ không chịu bỏ thời gian để xem xét cẩn thận vấn đề thực sự là gì.
Nếu bạn đang mong muốn cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề, hãy luyện tập theo từng bước trên. Kiên trì rèn luyện bạn sẽ trở thành người giải quyết vấn đề xuất sắc, sẽ đóng góp tích cực vào sự thành công của đội nhóm, của công ty hay của tổ chức.
Hãy tìm hiểu Giải quyết vấn đề thường cần một nhóm.
Nguồn ảnh bìa: Marco Bellucci từ http